Zaproszenie do złożenia oferty

Sandomierz, 2022.11.23

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

na zadanie pn. „Dowóz uczniów niepełnosprawnych z terenu gminy Sandomierz do placówek oświatowych w Tarnobrzegu tj. Zespołu Szkół Specjalnych przy ul. Kopernika 18 oraz Ośrodka Rehabilitacyjno - Edukacyjno - Wychowawczego przy ul. Aleja Niepodległości 2”.

1. Dane Zamawiającego:

nazwa:  Gmina Sandomierz

adres:  27-600 Sandomierz, Plac Poniatowskiego 3

telefon: (+48 15) 815-41-00

fax: (+48 15) 815-41-01

NIP: 864-17-51-939

Godziny urzędowania:

poniedziałek 8:00-16:00

wtorek, środa, czwartek, piątek 7:00-15:00

e-mail: sekretariat@um.sandomierz.pl

2. Tryb udzielania zamówienia:

Zamawiający zamierza udzielić zamówienia w trybie niepodlegającym Ustawie
z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 1710 ze zmianami) zgodnie z Regulaminem Udzielania Zamówień Publicznych o wartości mniejszej niż 130 000,00 zł.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest  usługa polegająca na bezpiecznym i punktualnym dowozie     uczniów niepełnosprawnych z terenu Gminy Sandomierz do placówek oświatowych w Tarnobrzegu tj. Zespołu Szkół Specjalnych przy ul. Kopernika 18 oraz do Ośrodka Rehabilitacyjno - Edukacyjno – Wychowawczego przy ulicy Aleja Niepodległości 2 w okresie od 1 stycznia 2023 roku do 31 grudnia 2023 roku.

Przewóz dotyczy wszystkich dni, w których odbywać się będą zajęcia dydaktyczne, opiekuńcze i wychowawcze w okresie od 1 stycznia 2023 roku do 31 grudnia 2023 roku. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia opieki nad uczniami w czasie dowozu i w drodze powrotnej oraz zachowania szczególnego bezpieczeństwa w czasie przewozu na  trasie Sandomierz – Tarnobrzeg – Sandomierz. W przypadku pojawienia
się ucznia z niepełnoprawnością ruchową, Wykonawca musi zapewnić wszelkie niezbędne wymogi do przewozu dzieci z tego rodzaju niepełnosprawnością. Planowana liczba uczniów dowożonych - 6. W czasie trwania umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości uczniów dowożonych, godzin i rozkładu jazdy. Faktyczne godziny dowozu i powrotu Wykonawca ustali po otrzymaniu rozkładu zajęć z ww. placówek oświatowych. Wykonawca podczas świadczenia każdego przewozu zobowiązany jest zapewnić uczniom dodatkowo tj. poza kierowcą, opiekuna. Funkcję opiekuna może sprawować wyłącznie osoba pełnoletnia, mająca zdolności do czynności prawnych, nie karana
za przestępstwa umyślne, nie znajdująca się w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym oraz posiadająca kurs udzielania pierwszej pomocy.

Osoba pełniąca funkcję opiekuna będzie zobowiązana w szczególności do:                                                                                                                              

a) zapewnienia bezpieczeństwa w trakcie przewozu dzieci, 

b) zapewnienie bezpiecznego wsiadania do pojazdu oraz wysiadania z pojazdu dzieci niepełnosprawnych,

c) doprowadzenia i przyprowadzenia z samochodu do placówki każdego dziecka.
W trakcie realizacji usługi oraz w przypadku indywidualnych zmian zajęć szkolnych Wykonawca zobowiązany będzie kontaktować
się z dyrektorami ww. placówek oświatowych. W tracie trwania ferii, świąt lub innych wyznaczonych przez dyrekcje placówek oświatowych, jako dni wolne od zajęć przewóz nie będzie realizowany. Pojazdy muszą być wyposażone w pasy bezpieczeństwa. Z przewozów objętych zamówieniem mogą korzystać tylko dzieci wskazane przez Zamawiającego. W przypadku awarii wyznaczonego samochodu  Wykonawca podstawi niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 60 minut od powstania awarii, samochód spełniający właściwe wymagania techniczne
w ruchu drogowym.

W przypadku niemożności zrealizowania przewozu Wykonawca pokryje dodatkowo koszty przewozu wynikłe z wykonania usługi przez podmiot zastępczy wybrany przez Zamawiającego. Pojazdy Wykonawcy muszą posiadać ubezpieczenie OC, AC, NNW. Uczniów niepełnosprawnych Wykonawca odbiera z domu i po zakończonych zajęciach lekcyjnych dowozi do domu.

Wykonawca zaproszony oraz pobierający wersję elektroniczną Zaproszenia z Biuletynu Informacji Publicznej zamawiającego zobowiązany jest
do jej monitorowania do dnia składania ofert, gdyż zamieszczane tam są ewentualne wyjaśnienia oraz / lub zmiany treści Zaproszenia. Dokonane w ten sposób wyjaśnienia/zmiany stają się częścią Zaproszenia i będą dla wykonawców wiążące.

4. Termin wykonania zamówienia: od 1 stycznia 2023 roku do 31 grudnia 2023 roku we wszystkie dni nauki szkolnej, zgodnie z kalendarzem
z wyłączeniem dni wolnych od zajęć szkolnych, dydaktycznych i wychowawczych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki w sprawie organizacji roku szkolnego, a także z wyłączeniem dni według wskazań dyrektorów placówek oświatowych, do których uczęszczają dowożeni uczniowie.

5. Warunkiem udziału w postępowaniu jest przedłożenie następujących oświadczeń i dokumentów:

1)    formularz oferty (wg zał. nr 1 do Zaproszenia).

2) aktualne dokumenty potwierdzające status prawny wykonawcy, np. odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Oferta nie musi zawierać tych dokumentów w przypadku wskazania w ofercie przez wykonawcę, że są one dostępne w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych.

3) kserokopię licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób (potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Przewoźnika);

4) dokumenty potwierdzające dopuszczenie środków transportu do ruchu (kserokopię dowodu rejestracyjnego środka transportu lub zaświadczenia z przeglądu technicznego potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Przewoźnika);

5) kserokopię polisy lub dokumentu ubezpieczenia potwierdzające, że środki transportu przewidziane do realizacji usługi przewozowej są ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej w ruchu drogowym (potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Przewoźnika);

6) oświadczenie o niekaralności kierowcy i opiekuna;

7) oświadczenie kierowcy i opiekuna, że nie znajdują się w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym;

8) wykaz środków transportu niezbędnych do wykonania zamówienia, jakimi dysponuje Przewoźnik – wymagane jest udokumentowanie posiadania takiej liczby środków transportu, która umożliwia przewóz 6 dzieci, a w razie awarii środka transportu, zapewni podstawienie innego sprawnego technicznie.

9) oświadczenie opiekuna o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i posiadaniu zaświadczenia o odbyciu kursu udzielania pierwszej pomocy.

Przed zawarciem umowy Wykonawca na żądanie Zamawiającego jest zobowiązany udokumentować: niekaralność kierowcy, niekaralność opiekuna, posiadanie przez opiekuna zaświadczenia o odbyciu kursu pierwszej pomocy. Zamawiający uzna, iż wykonawca spełnia powyższe wymagania, jeżeli załączy do oferty wymienione dokumenty i oświadczenia zgodne z pkt. 5 niniejszego zaproszenia, aktualne na dzień składania ofert i potwierdzone za zgodność z oryginałem. Ocena spełniania zostanie dokonana wg formuły „spełnia-bądź
nie spełnia”.        

6. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów :

1) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną.

2) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, oraz informacje przekazane drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu.

3) Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron
na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

7. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcą:

-   w sprawach procedury: Joanna Pawelczyk tel. +48 15 81 54 132, Wiesław Ślizanowski  tel. +48 15 81 54 208, w godzinach urzędowania tj. w poniedziałek w godz. 8:00-16:00, od wtorku do piątku w godz. 7:00-15:00.

- w sprawach związanych z przedmiotem zamówienia: Andrzej Gajewski tel. +48 15 644 56 80 wew. 22, Tamara Socha  tel. +48 15 644 56 80 wew. 24 w godzinach urzędowania tj. od poniedziałku do piątku w godz. 7:00 – 15:00.

8. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej:

Wybór najkorzystniejszej oferty będzie dokonany na podstawie kryterium:

1. Cena- 100% 

Zamawiający wybierze ofertę odpowiadającą wszystkim postawionym przez niego wymogom i o najniższej cenie.

9. Miejsce i termin złożenia ofert:

    1) Miejsce: Biuro Obsługi Interesanta Urzędu Miejskiego w Sandomierzu Pl. Poniatowskiego 3

     2) Termin: Ofertę należy złożyć do dnia: 01.12.2022r. do godz. 10:00.

Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie
jej zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy w lewym górnym rogu koperty, zaadresowane do Zamawiającego na adres: Gmina Sandomierz,
Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz oraz opisane:

            Oferta na zadanie pn.: „Dowóz uczniów niepełnosprawnych z terenu gminy Sandomierz do placówek oświatowych w Tarnobrzegu tj. 
            Zespołu Szkół Specjalnych przy ul. Kopernika 18 oraz Ośrodka Rehabilitacyjno - Edukacyjno - Wychowawczego przy ul. Aleja
            Niepodległości 2”.
            Oznaczenie sprawy: RZP.271.2.3.2022.WSL
            Nie otwierać przed dniem  01.12.2022 r. godz. 10:30

     3) Składana oferta winna być sporządzona na formularzu oferty stanowiącym zał. nr 1 do niniejszego Zaproszenia; Oferta musi być złożona,
         pod rygorem nieważności w formie pisemnej, zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia w formie elektronicznej lub faxem.

     4) Ofertę należy napisać w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką.

     5) Cena w formularzu oferty winna być wyrażona cyfrowo i słownie i obejmować całość zamówienia. Wykonawca może wprowadzić zmiany
          lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu jej składania.

     6) O wyniku niniejszego postępowania prowadzonego w trybie „porównania cen” Zamawiający poinformuje wykonawców poprzez
         zamieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce „Zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł”- stosownej informacji.

10. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z postępowaniem w trybie zapytania ofertowego:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem  danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) zwanym dalej „RODO” informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Sandomierzu, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz, który reprezentuje Pan Marcin Marzec - Burmistrz Miasta Sandomierza.
2. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu jest Pani Magdalena Żukowska. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można się skontaktować poprzez: e-mail - lub pisemnie
   na adres Administratora danych: Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z niniejszym postępowaniem prowadzonym w trybie Zapytania ofertowego
   na wykonanie zadania pn. „Dowóz uczniów niepełnosprawnych z terenu gminy Sandomierz do placówek oświatowych w Tarnobrzegu tj. Zespołu Szkół Specjalnych przy ul. Kopernika 18 oraz Ośrodka Rehabilitacyjno - Edukacyjno - Wychowawczego przy ul. Aleja Niepodległości 2”, RZP.271.2.3.2022.WSL tj. w procedurze wyboru wykonawcy (w celu zawarcia umowy) i dalej
   w związku z realizowaną umową — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zw. z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r.  Kodeks cywilny (Dz. U. tekst jedn. z 2020 r.  poz. 1740, z późn.  zm.)  oraz innymi aktami prawymi.
4. Odbiorcy danych - dane mogą zostać powierzone (tzw.podmiotom przetwarzającym na podstawie odpowiednich umów (chodzi głównie o obsługę informatyczną).
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo, jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa - obecnie 5lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.Nadto dane będziemy przechowywać przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przez okres wymagany naszymi przepisami archiwalnymi .
6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu udziału w postępowaniu — jest ono warunkiem zawarcia i realizacji umowy.Nie podanie danych uniemożliwi wzięcie udziału w postępowaniu i zawarcie umowy.
7. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8. Posiada Pan/Pani prawo:
   a. na podstawie art. 15 RODO dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
   b. na podstawie art. 16 RODO prawo żądania sprostowania/uzupełnienia danych osobowych;
   c. do usunięcia danych - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
   d. ograniczenia przetwarzania - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
   e. do przenoszenia danych osobowych - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO,
   f.  wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
   g. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Informacje dodatkowe z art. 14 RODO

obowiązek informacyjny względem osób fizycznych, których dane są przekazane zamawiającemu i których dane wykonawca pozyskał pośrednio w celu ubiegania się o udzielenie  zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu:

Źródło pozyskania danych oraz kategorie tych danych:

W związku z realizacją zamówienia publicznego będącego przedmiotem niniejszego postępowania, możemy przetwarzać Pani/Pana dane, które
nie uzyskaliśmy bezpośrednio od  Państwa. 
Wyjaśniamy, iż dane te zostały pozyskane od drugiej strony umowy (czyli podmiotu, z którym Pani/Pan współpracuje), która to wskazała Panią/Pana (np. w umowie o realizację zamówienia publicznego) jako osobę uprawnioną do reprezentacji, kontaktu, czy też realizacji zamówienia

Administrator danych może przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych: dane zwykłe - takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz  inne podstawowe dane podane tylko w niezbędnym zakresie do zawarcia / realizacji umowy.

11. Załączniki do zaproszenia ofertowego:

1. Formularz oferty- zał. nr 1 do Zaproszenia
2. Wzór umowy- zał. nr 2 do Zaproszenia

ZIPZaproszenie z załacznikami BIP.zip (5,80MB)