Zaproszenie do składania ofert

Sandomierz, 30.09.2022 r.

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

na zadanie pn.:   Zakup i dostawa wraz z montażem następującego wyposażenia
i oprogramowania
1. Serwer kontroler domeny – 1 szt. Serwer kontroler domeny zapasowy 1szt.,
2. Serwer NAS 1szt., dysk 4szt., pamięć RAM,
3. Oprogramowanie do wykonywania backupu danych ( 1 stacja robocza,
    1 serwer, 600 GB przestrzeni chmurowej ),
do Urzędu Miejskiego w Sandomierzu w ramach projektu „Cyfrowa Gmina”

1. Dane Zamawiającego:

nazwa: Gmina Sandomierz

adres: 27-600 Sandomierz, Plac Poniatowskiego 3

telefon: (+48 15) 81-54-100

fax: (+48 15) 81-54-101

NIP: 864-17-51-939
REGON: 830409927

Godziny urzędowania:

poniedziałek   8:00-16:00

wtorek, środa, czwartek, piątek   7:00-15:00

e-mail:

1. Tryb udzielania zamówienia:

Zamawiający zamierza udzielić zamówienia w trybie niepodlegającym Ustawie
z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych ( t.j. Dz. U. 2022 r. poz. 1710 ) na podstawie zasady konkurencyjności, określonej w pkt. 6.5.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020.
Zastrzega się, że wszelkie informacje i zmiany odnoszące się do przedmiotu zamówienia będą udostępniane publicznie w bazie konkurencyjności na stronie https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl

oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Zamawiającego.

Zapytanie prowadzone w związku z realizacją projektu „ Cyfrowa Gmina”, w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 Osi Priorytetowej V Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia REACT-EU działania 5.1 Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia dotycząca realizacji projektu grantowego „Cyfrowa Gmina” o nr POPC.05.01.00-00-0001/21-00.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest dostawa fabrycznie nowego sprzętu wraz
z oprogramowaniem w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 Osi Priorytetowej V Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia REACT-EU  działania 5.1 Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności
na zagrożenia dotycząca realizacji projektu grantowego „Cyfrowa Gmina” o nr POPC.05.01.00-00-0001/21-00 :

1. Serwer kontroler domeny -  1 szt. Serwer kontroler domeny zapasowy 1 szt.

2. Serwer NAS 1 szt, dysk 4 szt, pamięć RAM.

3. Oprogramowanie do backupu danych ( 1 stacja robocza, 1 serwer, 600 GB przestrzeni chmurowej).

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 – szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz załącznik nr 6 – wzór umowy do niniejszego zaproszenia .

KODY CPV:

48800000-6 Systemy i serwery informacyjne

48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

Wykonawca zaproszony oraz pobierający wersję elektroniczną Zaproszenia z Bazy Konkurencyjności lub z Biuletynu Informacji Publicznej zamawiającego zobowiązany jest do jej monitorowania do dnia składania ofert, gdyż zamieszczane tam są ewentualne wyjaśnienia oraz / lub zmiany treści Zaproszenia. Dokonane w ten sposób wyjaśnienia/zmiany stają się częścią Zaproszenia i będą dla wykonawców wiążące.

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy zgodnie z § 9 wzoru umowy ( zał. nr 6 do Zaproszenia ).

Gwarancja zgodnie z zapisami w załączniku nr 1 do zaproszenia, oraz z zapisami §4 wzoru umowy stanowiącej załącznik nr 6 do zaproszenia, nie krócej niż gwarancja producenta.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części zamówienia podwykonawcom.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia  całości zamówienia podwykonawcom.

Pytania w ramach postępowania ofertowego należy składać drogą elektroniczną: za pośrednictwem serwisu baza konkurencyjności BK2021 pod adresem: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl

lub na adres  e-mail  Zamawiającego:

Treść pytań dot. zapytania ofertowego wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści w bazie konkurencyjności pod ww. adresem oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Zamawiającego w zakładce  „Zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł” pod adresem  http://bip.um.sandomierz.pl

1. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia podpisania Umowy nie dłużej niż do 20 grudnia 2022 r. Za termin wykonania przedmiotu zamówienia uważa się datę podpisania protokołu odbioru końcowego zamówienia.
2. Warunki udziału w postępowaniu i podstawy wykluczenia:

1. Informacje dotyczące warunków udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy spełniający łącznie następujące warunki:

a) Wykonanie w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej 1 dostawy z montażem, wraz z podaniem wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy i montaż zostały wykonane należycie.
Za zadanie odpowiadające swoim rodzajem zadaniu stanowiącemu przedmiot zamówienia uważa się wykonanie dostawy i montażu przedmiotu zamówienia zbieżnego z niniejszym zamówieniem, a wartość całego zadania powinna wynosić min. 30.000,00 zł brutto.
Warunek zostanie spełniony jeżeli wykonawca przedłoży wykaz zrealizowanych dostaw (zgodnie z zał. nr 3 do Zaproszenia) wraz z dowodami określającymi, czy te dostawy i montaż zostały wykonane należycie (referencje) . Ocena warunku wg. formuły spełnia – nie spełnia.

b) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia.

Warunek zostanie spełniony jeżeli Wykonawca przedłoży oświadczenie w tym zakresie (zgodnie z zał. nr 4 do Zaproszenia). Ocena spełnienia warunku nastąpi poprzez analizę i weryfikację złożonego przez  wykonawcę oświadczenia. Ocena warunku wg. formuły spełnia – nie spełnia.

c)  Nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

Warunek zostanie spełniony jeśli wykonawca przedłoży oświadczenie w tym zakresie ( zgodnie z zał. nr 5 do Zaproszenia ). Ocena spełnienia warunku nastąpi poprzez analizę i weryfikację złożonego przez  wykonawcę  oświadczenia. Ocena warunku wg. formuły spełnia – nie spełnia.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,

- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia
lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

d) Wykonawca, który nie spełni nawet jednego z wyżej określonych warunków udziału w postępowaniu  zostanie wykluczony z udziału w procedurze, a jego oferta zostanie odrzucona.

1. Informacje dotyczące podstaw wykluczenia:

Z postępowania wyklucza się wykonawców, którzy:

- nie spełnią warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt 5 ppkt. 1)  niniejszego zapytania ofertowego;

- podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r., o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zamawiający dokona oceny, czy brak jest podstaw do wykluczenia Wykonawcy na podstawie dokumentów i oświadczeń wymaganych
w przedmiotowym postępowaniu na zasadzie spełnia/ nie spełnia.

Wykonawca może zostać wykluczony przez zamawiającego na każdym etapie postępowania.

6.   Wymagane dokumenty:

1)   Formularz oferty ( wg. zał. nr 2 do Zaproszenia ).

2)   Aktualne dokumenty potwierdzające status prawny wykonawcy, np. odpis
z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Oferta nie musi zawierać tych dokumentów w przypadku wskazania w ofercie przez wykonawcę, że są one dostępne w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych.

1. Wykaz zrealizowanych dostaw( wg. zał. nr 3do Zaproszenia ) wraz z dowodami określającymi, czy te dostawy i montaż zostały wykonane  należycie ( referencje ).
2. Oświadczenie spełnienia sytuacji finansowej i ekonomicznej umożliwiającej wykonanie zadania ( wg. zał. nr 4 do Zaproszenia).
3. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (wg. zał. nr 5 do Zaproszenia).
4. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania (wg. zał. nr 7 do Zaproszenia)

Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć ww. dokumenty.

Zamawiający uzna, iż wykonawca spełnia powyższe wymagania, jeżeli załączy do oferty wymienione dokumenty i oświadczenia zgodne z pkt.
5 i 6 niniejszego zaproszenia, aktualne na dzień składania ofert i potwierdzone za zgodność z oryginałem/oryginał (formularz oferty, wykaz dostaw, oświadczenia). Ocena spełniania zostanie dokonana wg formuły „spełnia-bądź nie spełnia”.

7. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów:

1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną.
2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, oraz informacje przekazane drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli
   ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu.
3. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

8. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcą:

- w sprawach procedury: Joanna Pawelczyk - Kierownik Referatu Zamówień Publicznych tel. +48 15 81-54-132, Piotr Wójtowicz – Naczelnik Wydziału Rozwoju, Promocji i Inwestycji +48 15 81-54-137, Dorota Drozdowska-Achenbach – Inspektor w Referacie Zamówień Publicznych
+48 15 81-54-226 , Wiesław Ślizanowski -  Inspektor w Referacie Zamówień Publicznych tel. +48 15 81-54-208.

- w sprawach związanych z przedmiotem zamówienia: Oskar Żak – Informatyk Urzędu  tel. +48 15 81-54-166, Adriana Wójcik – stanowisko do spraw pozyskiwania środków zewnętrznych tel. +48 15 81-54-141.

9. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

1.) Poszczególne pozycje złożonej oferty będą ocenianie wg następujących kryteriów:

Cena Ofertowa – waga 100 %

liczona wg wzoru:

          Cmin

Cof =   ------------- x 100 pkt

       Cof bad

gdzie:

Cof bad - cena ofertowa brutto badanej oferty,

Cmin - najniższa zaproponowana cena ofertowa brutto badanej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać oferta wynosi 100 punktów (100%).

2.) Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów spośród ofert ważnych, niepodlegających odrzuceniu.

3.) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

4.) Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska za przedmiot zamówienia taką samą liczbę punktów, Zamawiający zaprosi tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych w zakresie ceny na przedmiot zamówienia.
Nowe oferty cenowe nie mogą być wyższe niż określone w pierwotnych ofertach. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta tego Wykonawcy, którego cena, z uwzględnieniem oferty dodatkowej, będzie najniższa.
Oferty podlegają ocenie na podstawie złożonych przez Wykonawców dokumentów.

10. Informacja dot. podwykonawców

1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy (podwykonawcom).
2. Wykonawca nie może powierzyć wykonania całości zamówienia podwykonawcy (podwykonawcom).
3. Zamawiający wymaga, aby w przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcom, Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podał (o ile są mu wiadome na tym etapie) nazwy (firmy) tych podwykonawców.
4. Zasady dot. podwykonawstwa reguluje pkt. 10 niniejszego Zaproszenia oraz § 10wzoru umowy stanowiącego zał. nr 6 do Zaproszenia.
5. Powierzenie części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie zamówienia.

11. Miejsce i termin złożenia ofert:

1. Miejsce złożenia oferty : Biuro Obsługi Interesanta Urzędu Miejskiego w Sandomierzu, Pl. Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz
2. Termin złożenia oferty : Ofertę należy złożyć w terminie

Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jej zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno
być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy w lewym górnym rogu koperty, zaadresowane do Zamawiającego na adres: Gmina Sandomierz, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz oraz opisane jak poniżej :

1. Składana oferta winna być sporządzona na formularzu oferty stanowiącym zał. nr 2 do niniejszego Zaproszenia; Oferta musi być złożona, pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
   Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty w formie elektronicznej lub faxem.
2. Ofertę należy napisać w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką.
3. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe spowoduje że oferta podlegać będzie odrzuceniu .
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty spełniającej zapisy zapytania ofertowego przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
5. Oferta podpisana przez osobę, lub osoby nieupoważnione do reprezentowania Wykonawcy w świetle dokumentów dołączonych
   do oferty, zostanie odrzucona bez wzywania do poprawy.
6. Cena w formularzu oferty winna być wyrażona cyfrowo i słownie.

Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu jej składania.

1. O wyniku niniejszego postępowania prowadzonego w trybie „porównania cen” Zamawiający poinformuje wykonawców poprzez zamieszczenie w Bazie Konkurencyjności oraz w Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce „Zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł”- stosownej informacji.

12. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z postępowaniem w trybie zapytania ofertowego:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem  danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) zwanym dalej „RODO” informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski
   w Sandomierzu, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz, który reprezentuje Pan Marcin Marzec - Burmistrz Miasta Sandomierza.
2. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Urzędzie Miejskim
   w Sandomierzu jest Pani Magdalena Żukowska. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można się skontaktować poprzez: e-mail - lub pisemnie na adres Administratora danych: Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z niniejszym postępowaniem prowadzonym w trybie Zapytania ofertowego
   na wykonanie zadania pn.

Zakup i dostawa wraz z montażem następującego wyposażenia i oprogramowania
1. Serwer kontroler domeny – 1 szt. Serwer kontroler domeny zapasowy 1szt.,
2.   Serwer NAS 1szt., dysk 4szt., pamięć RAM,

3. Oprogramowanie do wykonywania backupu danych ( 1 stacja robocza, 1 serwer, 600 GB przestrzeni chmurowej ),
do Urzędu Miejskiego w Sandomierzu w ramach projektu „Cyfrowa Gmina”, RZP.271.2.2.2022.WSL, tj. w procedurze wyboru wykonawcy
(w celu zawarcia umowy) i dalej w związku z realizowaną umową — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zw . z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r.  Kodeks cywilny (Dz. U. tekst jedn. z 2020 r.  poz. 1740, z późn.  zm.)  oraz innymi aktami prawymi.

1. Odbiorcy danych - dane mogą zostać powierzone (tzw.podmiotom przetwarzającym na podstawie odpowiednich umów (chodzi głównie o obsługę informatyczną).
2. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo, jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa - obecnie 5lat liczonych
   od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.Nadto dane będziemy przechowywać przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie
   z obowiązującymi przepisami prawa oraz przez okres wymagany naszymi przepisami archiwalnymi .
3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu udziału w postępowaniu — jest ono warunkiem zawarcia
   i realizacji umowy.Nie podanie danych uniemożliwi wzięcie udziału w postępowaniu i zawarcie umowy.
4. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
5. Posiada Pan/Pani prawo:

• na podstawie art. 15 RODO dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo żądania sprostowania/uzupełnienia danych osobowych;
• do usunięcia danych - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
• ograniczenia przetwarzania - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
• do przenoszenia danych osobowych - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Informacje dodatkowe z art. 14 RODO

obowiązek informacyjny względem osób fizycznych, których dane są przekazane zamawiającemu i których dane wykonawca pozyskał pośrednio w celu ubiegania się o udzielenie  zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu:

Źródło pozyskania danych oraz kategorie tych danych:

W związku z realizacją zamówienia publicznego będącego przedmiotem niniejszego postępowania, możemy przetwarzać Pani/Pana dane, które
nie uzyskaliśmy bezpośrednio od  Państwa.  Wyjaśniamy, iż dane te zostały pozyskane od drugiej strony umowy (czyli podmiotu, z którym Pani/Pan współpracuje), która to wskazała Panią/Pana (np. w umowie o realizację zamówienia publicznego) jako osobę uprawnioną
do reprezentacji, kontaktu, czy też realizacji zamówienia.

Administrator danych może przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych: dane zwykłe - takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz  inne podstawowe dane podane tylko w niezbędnym zakresie do zawarcia/realizacji umowy.

13. Załączniki do Zaproszenia Ofertowego :

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia – zał. nr 1 do Zaproszenia.
2. Formularz oferty – zał. nr 2 do Zaproszenia.
3. Wykaz zrealizowanych dostaw – zał. nr 3 do Zaproszenia.
4. Oświadczenie o sytuacji finansowej i ekonomicznej umożliwiającej wykonanie zamówienia – zał. nr 4 do Zaproszenia .
5. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych - zał. nr 5 do Zaproszenia.
6. Wzór umowy + Rodo – zał. nr 6 do Zaproszenia.
7. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania – zał. nr 7 do Zaproszenia

ZIPZaproszenie z załącznikami 1-7 ( dostępność ).zip (11,42MB)
ZIPZaproszenie z załącznikami 1-7.zip (21,99MB)