Protokół Nr 35/1/2022 z dnia 14 stycznia 2022 r.

PROTOKÓŁ nr 35/1/2022
z posiedzenia Komisji Skarg, Wniosków i Petycji
w dniu 14 stycznia 2022 r.

Protokół sporządzono na podstawie § 102 Statutu Miasta Sandomierza uchwalonego uchwałą Nr XLII/414/2021 Rady Miasta Sandomierza z dnia 27 października 2021 roku

Posiedzeniu przewodniczyła: Pani Renata Kraska – Przewodnicząca Komisji Skarg, Wniosków i Petycji.

Radni obecni na posiedzeniu: jak w załączonej do protokołu liście obecności.

W posiedzeniu uczestniczyli również:

- Aneta Przyłucka – Sekretarz Miasta Sandomierza
- dr Piotr Maria Kossak – radca prawny
- Z.P.*) – mieszkaniec Sandomierza.

Ad. 1. Otwarcie obrad, stwierdzenie quorum.

Pani Renata Kraska powitała członków Komisji Skarg, Wniosków i Petycji, przedstawicieli urzędu oraz Pana Z.P.*) – mieszkańca Sandomierza, stwierdziła prawomocność obrad i otworzyła posiedzenie. Poinformowała, iż Pan P.*) – autor skargi, której rozpatrzenie zaplanowano w pkt. 3 porządku obrad, z uwagi na nieobecność zaproszonych: Burmistrza Miasta Sandomierza i Komendanta rezygnuje z udziału w posiedzeniu. Wyjaśniła, że Pan .P.*) zażądał, by w posiedzeniu wzięły udział w/w osoby, które w jego ocenie mówią nieprawdę co do zdarzenia z dnia 8 listopada 2021 r. stanowiącego przedmiot skargi, tj. rozmowy telefonicznej między skarżącym i Komendantem. Skarżący wyjaśnił, iż nieprawdą jest zawarte w zawiadomieniu o sposobie rozpatrzenia skargi na Komendanta Straży Miejskiej stwierdzenie p. Jacka Kuligi, iż chciał rozmawiać ze skarżącym, ale ten mu to uniemożliwił. Pan P.*) okazał Panu Januszowi Pońskiemu wydruk komputerowy wskazujący na długość wspomnianej rozmowy telefonicznej: 0,23 s i wyjaśnił, iż zdążył jedynie się przedstawić i powiedzieć do Komendanta, by ten wysłał „harcerzyki” na miasto, po czym Komendant wykrzyczawszy: „jakie harcerzyki” rzucił słuchawką. Potwierdzeniem nieprawdziwości wyjaśnień Komendanta jest zdaniem skarżącego czas przeprowadzonej rozmowy telefonicznej. Skarżący opuścił posiedzenie Komisji Skarg, Wniosków i Petycji mimo kilkukrotnych zapytań Przewodniczącej, czy weźmie w nim udział.

Ad. 2. Przyjęcie porządku obrad.

Przewodnicząca Komisji odczytała projekt porządku obrad:

1. Otwarcie obrad, stwierdzenie quorum.
2. Przyjęcie porządku obrad.
3. Rozpatrzenie skargi Pana Z.P.*) z dnia 08.12.2021 r. na działania Burmistrza Miasta Sandomierza.
4. Rozpatrzenie skargi Pani Z.W.*) z dnia 09.01.2022 r. „(…) na XLV sesję Rady Miasta”.
5. Zapoznanie się z pismem Pani Z.W.*) z dnia 11.01.2022 r. w sprawie przesłania odpowiedzi na pismo – skargę w sprawie działań Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej Sp. z o. o. w Sandomierzu.
6. Opiniowanie Sprawozdania z prac Komisji Skarg, Wniosków i Petycji w roku 2021.
7. Sprawy różne, wnioski Komisji.
8. Zamknięcie obrad.

Pani Renata Kraska poprosiła o przyjęcie i przegłosowanie projektu porządku obrad. Wynik głosowania: 3 głosy „ZA”, 0 głosów „PRZECIW”, 0 głosów „WSTRZYMUJĘ SIĘ”.

Ad. 3. Rozpatrzenie skargi Pana Z.P.*) z dnia 08.12.2021 r. na działania Burmistrza Miasta Sandomierza.

Przewodnicząca Komisji odczytała na wstępie treść pisma Pana Z.P.*). Poinformowała, iż zgodnie z zawartą w skardze prośbą skarżącego, posiedzenie Komisji zostało zwołane w terminie przez niego zasugerowanym. Pani Kraska odczytała korespondencję, która została wytworzona w przedmiocie skargi na Komendanta Straży Miejskiej w Sandomierzu zarówno przez skarżącego, jak i Burmistrza Miasta. Przypomniała treść żądań skarżącego podniesionych w jego piśmie. Pan Janusz Poński odwołując się do nich zapytał, jakie Komisja ma możliwości ich realizacji? Analizując poszczególne postulaty Pana P.*) stwierdzono:

1. Żądanie: „przeprowadzenia konfrontacji mojej osoby z komendantem straży miejskiej”:

Pan Sylwester Łatka przypomniał powołując się na korespondencję odczytaną w sprawie skargi na Komendanta Straży Miejskiej, iż Burmistrz poinformował skarżącego o tym, że nie widzi potrzeby przeprowadzania tego typu konfrontacji. Pani Renata Kraska zapytała, czy Komisja jest w ogóle uprawniona do przeprowadzenia takiej konfrontacji. Radny Łatka stwierdził, iż w jego opinii Komisja takiego uprawnienia nie posiada. Potwierdził to mec. Kossak informując, iż konfrontacja jest jednym z instrumentów procesowych stosowanych przez sądy lub organy ścigania. Ani Rada Miasta, ani też Komisja Skarg, Wniosków i Petycji nie są quasi-komisjami śledczymi. Niemożliwym wydaje się być również próba doprowadzenia kogokolwiek przed Komisję celem przeprowadzenia konfrontacji. Co więcej, mec. Kossak zapytał pod jaką sankcją to doprowadzenie miałoby się odbyć? Przypomniał dalej, że Burmistrz w swych pismach wskazał wyraźnie skarżącemu jakie są możliwości dochodzenia swoich roszczeń: Pan P.*) winien złożyć stosowne zawiadomienie do organów ścigania, spoczywa na nim wręcz taki obowiązek, gdyż opisywane przez niego zdarzenia są czynami zabronionymi ściganymi z oskarżenia publicznego. Radca prawny przypomniał, że Burmistrz Miasta pełni trzy role w stosunkach prawnych: jako organ administracyjny, jako pracodawca (kierownik zakładu pracy) oraz jako strona stosunków cywilnoprawnych. Dodał, że w tym konkretnym przypadku Burmistrz jako kierownik zakładu pracy odbył rozmowę ze swoim pracownikiem i na to, co zostało ustalone nie przysługuje środek zaskarżenia. Dodał, że obywatele nie mogą rozliczać Burmistrza jako kierownika zakładu pracy z tego w jaki sposób upomniał, czy też ukarał swojego pracownika.

2. Żądanie: „przeprowadzenie dokładnej analizy bilingu z przeprowadzonego połączenia”:        

Pani Renata Kraska poddała w wątpliwość istnienia takich uprawnień Komisji. Wskazała, iż taka weryfikacja również jest instrumentem prawnym przysługującym np. organom ścigania. Opinię tę potwierdził mec. Kossak.

3. Żądanie: „wyciągnięcie sankcji służbowych w stosunku do pana Marcina Marca”:

Głos zabrał mec. Kossak, który stwierdził, że wyciągnięcie pewnych konsekwencji byłoby ewentualnie możliwe, gdyby Rada Miasta wskutek rekomendacji Komisji Skarg, Wniosków i Petycji uznała skargę za zasadną.

4. Żądanie: „włączenie do akt moich pism oraz odpowiedzi urzędu, o nr IOD.1510.3.2021.MZU z dnia 17.11.2021 r. i 02.12.2021”:

Przewodnicząca Komisji wskazała, iż to żądanie zostało spełnione, gdyż komisyjnie odczytano korespondencję między Burmistrzem i skarżącym w przedmiotowej sprawie.

5. Żądanie: „włączenie pisemnego oświadczenia komendanta Kuligi”:

Przewodnicząca wyjaśniła, iż skarżący ma zapewne na myśli włączenie pisemnych wyjaśnień Pana Kuligi (oraz przekazanie ich kopii Panu P.*)) przedstawionych na polecenie Burmistrza w sprawie złożonej na niego skargi. Głos zabrała Sekretarz Miasta, która poinformowała, iż nie ma możliwości spełnienia w/w żądania, gdyż wyjaśnienia Komendanta Straży Miejskiej są to wewnętrzne dokumenty urzędu, jest to korespondencja między Burmistrzem i pracownikiem. Pani Przyłucka dodała, że dokumenty składające się na akta osobowe pracownika oraz korespondencja wewnętrzna między pracodawcą i pracownikiem są wyłączone nawet spod ustawy o dostępie do informacji publicznej.

6. Żądanie: „przeprowadzenie rozmowy z p. Marcinem Marcem w mojej obecności”:

Przewodnicząca Komisji odniosła się w tym punkcie do stanowiska Komisji przyjętego wobec żądania konfrontacji z Komendantem Straży Miejskiej. Stwierdziła, że również w tym przypadku konfrontacja z Burmistrzem Miasta nie jest możliwa, gdyż Komisja nie ma uprawnień do stosowania tego typu instytucji procesowych. Zasugerowano, by skarżący chcąc porozmawiać z burmistrzem, skorzystał z możliwości umówienia się na spotkanie z nim w ramach wtorkowych godzin przyjęć interesantów.

Przewodnicząca Komisji zwróciła się do członków Komisji z zapytaniem, czy przedmiotowe pismo Pana P.*) należy traktować jako skargę w rozumieniu KPA, czy pojawiły się nowe okoliczności w stosunku do pierwotnej skargi, czy wnosi ono nowe fakty do pism wcześniej skierowanych do Burmistrza Miasta. Podjęto dyskusję, czy pismo Pana P.*) powinno być przekazane Burmistrzowi uchwałą wg. właściwości  do rozpatrzenia, czy też powinna być podjęta uchwała o pozostawieniu go bez rozpoznania. Podkreślono przy tym, że Burmistrz jako kierownik zakładu pracy przeprowadził już całą procedurę związaną ze skargą na Komendanta Straży Miejskiej, zawiadomił skarżącego o sposobie załatwienia sprawy i tym samym przekazanie przedmiotowej skargi do rozpatrzenia wg. właściwości jest bezcelowe. Pani Renata Kraska podsumowując dyskusję zawnioskowała o przygotowanie projektu uchwały o pozostawieniu skargi bez rozpoznania. Pan Janusz Poński podkreślił, iż nie ma żadnych możliwości weryfikacji treści przeprowadzonej rozmowy skarżącego z Komendantem Straży Miejskiej, nie ma żadnego nagrania potwierdzającego jej przebieg. Stąd też zdaniem radnego najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie uchwały o treści jak powyżej, czyli pozostawieniu skargi bez rozpoznania. Pani Renata Kraska podkreśliła to, co zostało wcześniej stwierdzone, a co przemawia również na korzyść stanowiska o pozostawieniu skargi bez rozpoznania: Komisja nie ma żadnych uprawnień do tego, by spełnić zawarte w skardze żądania pana P.*).   

Pani Renata Kraska poprosiła o przegłosowanie stanowiska o pozostawieniu skargi bez rozpoznania. Wynik głosowania: 3 głosy „ZA”, 0 głosów „PRZECIW”, 0 głosów „WSTRZYMUJĘ SIĘ”.

Po przeprowadzonym głosowaniu Pan Janusz Poński zwrócił się do Sekretarz Miasta z pytaniem o możliwość nagrywania rozmów z klientami dzwoniącymi do urzędu. Argumentował to ewentualnym uniknięciem sytuacji podobnych do tej, która stała się podstawą skargi Pana P.*).  Sekretarz Miasta stwierdziła, że wprowadzenie tego typu rozwiązania nie jest łatwą sprawą. Poprosiła o odpowiedź na to pytanie radcę prawnego. Pan Kossak poinformował, iż zgodnie z przepisami prawa telekomunikacyjnego operatorzy mają obowiązek nagrywać wszystkie rozmowy telefoniczne, a nagrania te przechowywane są w kancelarii tajnej. W przypadku, o którym mowa powyżej, każdy z interesantów musiałby być poinformowany, że rozmowa telefoniczna jest nagrywana, w urzędzie musiałaby być stworzona kancelaria tajna, którą zajmowałby się jeden z pracowników. Pani Sekretarz dodała, że w urzędzie funkcjonowała kiedyś taka kancelaria tajna, jednakże po zmianie przepisów i zniesieniu obowiązku posiadania przez urząd takiej komórki, kancelaria została zlikwidowana. Wskazała, iż obecnie urząd nie jest w posiadaniu dokumentów z klauzulą „tajne”, które musiałyby być przechowywane w takiej kancelarii. Urząd jest jedynie w posiadaniu dokumentów z klauzulą „informacje niejawne”.  Mec. Kossak podsumował, iż mając powyższe na uwadze, problematycznym byłoby wprowadzenie obowiązku nagrywania rozmów na poziomie magistratu. Przypomniał, iż pewną formą potwierdzenia zaistnienia określonego wydarzenia – rozmowy telefonicznej, może być notatka służbowa sporządzona przez pracownika w oparciu o KPA. Pan Janusz Poński sformułował w związku z powyższym wniosek do Burmistrza, by uczulił pracowników urzędu na obowiązek sporządzania notatek służbowych na potwierdzenie w/w zdarzeń, w szczególności rozmów, które są w jakiś sposób szczególnie drażliwe społecznie. Głosowanie w sprawie wniosku p. Janusza Pońskiego: 3 głosy „ZA”, 0 głosów „PRZECIW”, 0 głosów „WSTRZYMUJĘ SIĘ”.

Pan Janusz Poński zwrócił się z zapytaniem do mec. Kossaka, czy istnieje możliwość rejestrowania rozmów z interesantami, które są przeprowadzane w ramach spotkania w urzędzie. Radca prawny wskazał, iż teoretycznie mogą być rejestrowane, jeżeli rozmówca zostanie o tym poinformowany i wyrazi zgodę na nagrywanie. Dodał przy tym, iż również w tym przypadku koniecznym by było stworzenie kancelarii tajnej, w której takie nagrania byłyby przechowywane pod nadzorem uprawnionego pracownika.       

Ad. 4. Rozpatrzenie skargi Pani Z.W.*) z dnia 09.01.2022 r. „(…) na XLV sesję Rady Miasta”.

Przewodnicząca Komisji odczytała treść „skargi”. Pani Kraska zwróciła się do radcy prawnego   z zapytaniem, czy pismo Pani Z.W.*) należy traktować jako skargę w rozumieniu KPA. Mec. Kossak podkreślił w pierwszej kolejności, że dokumentem obrazującym przebieg sesji jest protokół (przyjęty uchwałą) z niej sporządzany, ma on charakter wiążący. W protokole zawarta jest informacja, w jaki sposób głosowali poszczególni radni. To, co jest wyświetlane na monitorze po głosowaniu na poszczególne punkty porządku obrad, jest jedynie materiałem pomocniczym. Jak dodał mec. Kossak, w jego ocenie pismo Pani W.*) nie jest skargą. Pismo to skierowane jest do Przewodniczącego Rady Miasta Sandomierza, który sprawując szeroko rozumianą „policję sesyjną” nie dopilnował organizacji posiedzenia i tabela wskazująca imiennie sposób głosowania nie została wyświetlona. W jego opinii nastąpił błąd w dekretacji pisma. Podsumowując Komisja uznała się za niewłaściwą do rozpatrywania pisma p. W.*). Stwierdzono, że pismo to nie jest skargą, a odpowiedzi na nie winien udzielić Przewodniczący Rady Miasta odpowiedzialny za porządek podczas posiedzenia rady. Głosowanie w sprawie wniosku o przekazanie pisma p. W.*) do załatwienia Przewodniczącemu Rady Miasta: 3 głosy „ZA”, 0 głosów „PRZECIW”, 0 głosów „WSTRZYMUJĘ SIĘ”.   

Ad. 5. Zapoznanie się z pismem Pani Z.W.*) z dnia 11.01.2022 r. w sprawie przesłania odpowiedzi na pismo – skargę w sprawie działań Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej Sp. z o. o. w Sandomierzu.

Przewodnicząca Komisji odczytała treść pisma Pani W.*), w którym podniesione zostały zarzuty co do sposobu rozpatrzenia jej pisma dotyczącego działań Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej Sp. z o. o. w Sandomierzu. Pani Kraska przypomniała, iż w powyższej sprawie podjęta została uchwała Rady Miasta Sandomierza o pozostawieniu jej bez rozpoznania z uwagi m.in. na fakt, iż dotyczyła sporu cywilnoprawnego. Sekretarz Miasta stwierdziła, iż zasadniczą kwestią w tym punkcie jest stwierdzenie, czy Komisja podtrzymuje swoje stanowisko w przedmiotowej sprawie. Pani Renata Kraska stwierdziła, iż odpowiedzią na pismo Pani W.*), które dotyczyło działań PEC Sandomierz, jest uzasadnienie do uchwały podjętej w tej sprawie. Pozostali członkowie Komisji przychylili się do tej opinii i stwierdzili, że stanowisko Rady Miasta Sandomierza zawarte jest w uzasadnieniu do uchwały i to stanowi odpowiedź na skargę.   

Ad. 6. Opiniowanie Sprawozdania z prac Komisji Skarg, Wniosków i Petycji w roku 2021.

Przewodnicząca Komisji zwróciła się do radnych z zapytaniem, czy zgłaszają uwagi do treści sprawozdania, które przekazane było e-mailowo. Nikt z obecnych nie zgłosił żadnych uwag. Komisja opiniując sprawozdanie pozytywnie zadecydowała o przekazaniu go pod obrady Rady Miasta Sandomierza.  

Ad. 7. Sprawy różne, wnioski Komisji.

Pani Renata Kraska zapytała, czy ktoś z obecny zgłasza jakieś wnioski. Wobec ich brak Przewodnicząca przeszła do kolejnego punktu obrad.

Ad. 8. Zamknięcie obrad.

Przewodnicząca Komisji stwierdziła wyczerpanie porządku obrad i zamknęła posiedzenie Komisji.

Przewodnicząca Komisji Skarg, Wniosków i Petycji
Renata Kraska 

Protokół sporządziła: Magdalena Żukowska, Inspektor w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu

*) Dane osobowe osób prywatnych zostały zanonimizowane (art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej – Dz.U.2020.2176 j.t.), i art. 5 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 2016/679 (RODO) z dnia 27.04.2016 r. (Dz.U.UE.L.2016.119.1). Anonimizacji dokonał: Jacek Szkodziński – inspektor ds. informacji publicznej.