Zgłoszenie urodzenia dziecka

Miejsce załatwienia sprawy: 

Urząd Stanu Cywilnego ul. Rynek 1 (II piętro)

tel. (15) 8154-223, (15) 8154-224, (15) 8154-225 

godziny pracy:

poniedziałek: 8.00 - 16.00

wtorek - piątek: 7.00 - 15.00

wymagane dokumenty:

- dowód osobisty/paszport – do wglądu

- jeżeli zgłoszenie urodzenia dokonywane jest przez pełnomocnika - składa się stosowne pełnomocnictwo  

DOCPełnomocnictwo do zgłoszenia urodzenia dziecka.doc (27,50KB)
PDFPełnomocnictwo do zgłoszenia urodzenia dziecka.pdf (111,63KB)

Informacje:

Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonuje się w urzędzie stanu cywilnego właściwym ze względu na miejsce urodzenia dziecka, tj. w urzędzie stanu cywilnego na obszarze działania którego urodziło się dziecko.   

Fakt urodzenia dziecka należy zgłosić w terminie:  

- 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia 

- 3 dni od dnia sporządzenia karty martwego urodzenia.

Osobami zobowiązanymi do zgłoszenia urodzenia dziecka są matka lub ojciec dziecka (posiadający pełną zdolność do czynności prawnych). Matka lub ojciec dziecka, którzy ukończyli 16 lat, mogą dokonać tego zgłoszenia jeżeli posiadają ograniczoną zdolność do czynności prawnych 

W pozostałych przypadkach zgłoszenia urodzenia dokonają: przedstawiciel ustawowy matki (np. jej rodzic) lub opiekun matki. 

Zgłoszenia urodzenia można dokonać także przez pełnomocnika. Pełnomocnik składa do akt pisemne pełnomocnictwo, zawierające dane mocodawcy, dane pełnomocnika oraz wskazanie danych, które zostaną wpisane do aktu urodzenia dziecka tzn. imię bądź imiona dziecka, imię ojca, jeżeli do aktu wpisywane są dane przesłaniające fakt nieustalonego ojcostwa oraz miejsce zameldowania dziecka. 

W przypadku, gdy nie ma konieczności ustalenia ojcostwa, zgłoszenia urodzenia można dokonać również za pośrednictwem elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP. 

Akt urodzenia sporządzany jest na podstawie: karty urodzenia (karty martwego urodzenia) i protokołu dokumentującego zgłoszenie urodzenia, podpisanego przez osobę zgłaszającą urodzenie i kierownika urzędu stanu cywilnego. 

Po sporządzeniu aktu urodzenia wydawany jest z urzędu jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia. 

Kierownik urzędu stanu cywilnego niezwłocznie po sporządzeniu aktu urodzenia

• występuje do ministra właściwego do spraw wewnętrznych o nadanie numeru PESEL (dla dzieci obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Polski oraz dzieci cudzoziemców obowiązanych do posiadania numeru PESEL)
• powiadamia osobę zgłaszającą urodzenie o nadaniu numeru PESEL niezwłocznie po otrzymaniu informacji zwrotnej o jego nadaniu 

Kierownik urzędu stanu cywilnego niezwłocznie po sporządzeniu aktu urodzenia melduje dziecko w miejscu stałego albo czasowego pobytu rodziców albo u tego z rodziców, u którego dziecko faktycznie przebywa. 

Oświadczenie o wyborze imienia (imion) dla dziecka składa osoba zgłaszająca urodzenie. 

Ograniczenia dotyczące wybieranego imienia dla dziecka:

• nie więcej niż 2 imiona
• imię nie może mieć charakteru ośmieszającego i nieprzyzwoitego
• nie może to być imię w formie zdrobniałej

W przypadku, gdy nie ustalono ojca dziecka (nie zachodzi domniemanie, że ojcem dziecka jest mąż jego matki oraz nie nastąpiło uznanie ojcostwa lub sądowe ustalenie ojcostwa) do aktu urodzenia dziecka wpisuje się: 

jako imię ojca – imię wskazane przez osobę zgłaszającą urodzenie, w braku wskazania – imię wybrane przez kierownika urzędu stanu cywilnego

jako nazwiska ojca i jego nazwisko rodowe – nazwisko matki noszone w chwili urodzenia się dziecka 

W akcie urodzenia zamieszczana jest stosowna adnotacja o wpisaniu ww. danych.

Uznanie ojcostwa 

Jeżeli dziecko nie rodzi się w związku małżeńskim lub w odpowiednim przewidzianym przez prawo czasie od jego ustania lub unieważnienia (czyli nie zachodzi tzw. domniemanie, że ojcem dziecka jest mąż jego matki, albo gdy domniemanie takie zostało obalone) ustalenie ojcostwa może nastąpić: 

- przez uznanie ojcostwa albo na mocy orzeczenia sądu   

Uznanie ojcostwa może nastąpić przed następującymi organami:

-wybranym kierownikiem urzędu stanu cywilnego

-sądem opiekuńczym

-polskim konsulem – jeżeli uznanie następuje za granicą, a przynajmniej jedno z rodziców dziecka jest obywatelem polskim

-notariuszem, wójtem (burmistrzem, prezydentem miasta), starostą, marszałkiem województwa, sekretarzem powiatu albo gminy – wyjątkowo w razie niebezpieczeństwa grożącego bezpośrednio  życiu matki dziecka lub mężczyzny, od którego dziecko pochodzi

Uznanie ojcostwa może nastąpić w stosunku do dziecka: 

• poczętego (przed jego urodzeniem się)
• urodzonego, do 18 roku życia
• zmarłego przed osiągnięciem pełnoletności - w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym mężczyzna składający oświadczenie o uznaniu dowiedział się o śmierci dziecka, nie później jednak niż do dnia, w którym dziecko osiągnęłoby pełnoletność 

Sytuacje, w których nie można uznać dziecka (przesłanki niedopuszczalności uznania ojcostwa) przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego/konsulem: 

• osiągnięcie przez dziecko pełnoletności
• przyjęcie oświadczeń koniecznych do uznania bądź odmowa ich przyjęcia przez innego kierownika urzędu stanu cywilnego lub konsula
• wątpliwość co do pochodzenia dziecka
• wszczęcie postępowania sądowego o ustalenie ojcostwa
• nieposiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych przez osoby składające oświadczenia

Jednocześnie z oświadczeniami koniecznymi do uznania dziecka rodzice składają zgodne oświadczenia w przedmiocie jego nazwiska.

Dziecko, którego ojcostwo zostało ustalone przez uznanie nosi nazwisko: 

• jednego z rodziców albo nazwisko utworzone przez połączenie nazwiska matki z nazwiskiem ojca dziecka - w sytuacji zgodnych oświadczeń rodziców dziecka w sprawie nazwiska dziecka
• składające się z nazwiska matki i dołączonego do niego nazwiska ojca dziecka – w sytuacji braku zgodnych oświadczeń rodziców dziecka w sprawie nazwiska dziecka 

Do zmiany nazwiska dziecka, które w chwili uznania ukończyło lat 13 potrzebna jest jego zgoda. 

Z przyjęcia oświadczeń koniecznych do uznania ojcostwa sporządzany jest protokół podpisywany przez rodziców dziecka i kierownika urzędu stanu cywilnego albo konsula.

Opłaty: 

Brak.

Osobie zgłaszającej urodzenie jest wydawany z urzędu odpis skrócony aktu urodzenia w jednym egzemplarzu.
 

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego ,

- ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy

- ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej

 

Informacja dotycząca ochrony danych osobowych
W związku z realizacją przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. tekst jedn. z 2021 r. poz. 709, z późn. zm.; dalej: Prawo o aktach stanu cywilnego) oraz ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U. tekst jedn. z 2020 r. poz. 707, z późn. zm.; dalej: ustawa o zmianie imienia i nazwiska)

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; dalej: RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

a) Prezes Rady Ministrów mający siedzibę w Warszawie (00-583), Al. Ujazdowskie 1/3 – w zakresie w jakim odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru stanu cywilnego,

b) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji mający siedzibę w Warszawie (02-591), ul. Stefana Batorego 5 – w zakresie kształtowania jednolitej polityki w przedmiocie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska,

c) Burmistrz Miasta Sandomierza mający siedzibę w Sandomierzu (27-600), Pl. Poniatowskiego 3 – w zakresie danych przetwarzanych w zbiorach danych osobowych prowadzonych w Urzędzie Stanu Cywilnego zarówno w formie papierowej, jak i wersji elektronicznej.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Pani/Panu praw związanych z przetwarzaniem danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować poprzez:

a) IOD w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora,

b) IOD w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora,

c) IOD w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:

- sporządzenia aktu urodzenia dziecka, aktu małżeństwa lub aktu zgonu;

- przyjęcia oświadczeń: o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa; rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa; o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia; małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko; o zmianie  imienia lub imion;

- wydania zaświadczenia o stanie cywilnym;

- wydania odpisu aktu stanu cywilnego;

- wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą;

- wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego;

- sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego;

- realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą;

- realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa  przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. tekst jedn. z 2020 r. poz. 1359);

- realizacji  wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach;

- realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska;

- dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie;

- wydania dokumentów z akt zbiorowych przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sandomierzu;

- nadania numeru PESEL i zameldowania noworodków.

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią  podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

4. Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (realizacja obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze), w związku z realizacją przepisów Prawa o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i wynika ono z przepisów prawa. 

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny, wynikający z przepisów prawa, w tym Prawa o aktach stanu cywilnego, czy też Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów  z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

6. Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie i w granicach przepisów prawa. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: pracownicy posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych lub organy uprawnione do żądania dostępu do danych osobowych.

7. Pani/Pana dane nie będą podlegać automatycznym sposobom przetwarzania danych opierającym się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, ani nie będą podlegać profilowaniu.

8. Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące prawa: prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych;  prawo żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych (także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych małoletnich dzieci); prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy uznaje Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.