- Menu przedmiotowe
- MOJA SPRAWA
Wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym
Miejsce załatwienia sprawy:
Urząd Stanu Cywilnego ul. Rynek 1 (II piętro)
tel. (15) 8154-223, (15) 8154-224, (15) 8154-225
godziny pracy:
poniedziałek: 8.00 - 16.00
wtorek - piątek: 7.00 - 15.00
Wymagane dokumenty:
- Dowód osobisty/paszport – do wglądu
- wniosek o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym
wniosek o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym.pdf (190,48KB)
Informacje:
Wniosek o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym można złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego na formularzu określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego.
Zaświadczenie o stanie cywilnym jest wydawane wyłącznie osobie, której dotyczy.
Zaświadczenie jest ważne przez okres 6 miesięcy od daty sporządzenia.
Od 24 maja 2019 istnieje możliwość wydawania wielojęzycznych standardowych formularzy do zaświadczeń o stanie cywilnym. Wielojęzyczny formularz jest urzędowym tłumaczeniem załączanym do wydanego zaświadczenia o stanie cywilnym i tylko razem z tym zaświadczeniem może być przedstawiany instytucjom na terenie Unii Europejskiej (formularz samodzielnie nie przedstawia żadnej wartości prawnej).
wniosek o wydanie wielojęzycznego formularza tłumaczenia zaświadczenia o stanie cywilnym.doc (44,50KB)
wniosek o wydanie wielojęzycznego formularza tłumaczenia zaświadczenia o stanie cywilnym.pdf (286,83KB)
Wniosek o wydanie wielojęzycznego formularza można złożyć jednocześnie z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym, lub po wydaniu zaświadczenia o stanie cywilnym (należy załączyć oryginał wydanego wcześniej zaświadczenia).
Wniosek o wydanie wielojęzycznego formularza składa się do urzędu stanu cywilnego, w którym wydano zaświadczenie o stanie cywilnym.
Czas załatwienia sprawy:
Akty stanu cywilnego na podstawie, których wydawane jest zaświadczenie muszą znajdować się w rejestrze elektronicznym (Baza Usług Stanu Cywilnego). Jeśli ich tam nie ma, muszą zostać do niego przeniesione. Zaświadczenie wydawane jest w terminie:
- do 7 dni roboczych od złożenia wniosku - jeśli wniosek składa się do urzędu stanu cywilnego, w którym akty stanu cywilnego są przechowywane w formie papierowej,
- do 10 dni roboczych od złożenia wniosku - jeśli wniosek składa się do urzędu stanu cywilnego, w którym akty stanu cywilnego nie są przechowywane w formie papierowej.
Opłaty:
38,00 zł – oplata skarbowa za zaświadczenie o stanie cywilnym.
17 zł - za wydanie dodatkowego wielojęzycznego formularza.
Wpłaty należy dokonać na konto Urzędu Miejskiego w Sandomierzu Nr 79 9429 0004 2001 0000 1300 0040.
Istnieje również możliwość dokonania opłaty skarbowej w na miejscu w biurze USC.
Podstawa prawna:
-ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego
-ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
-ustawa z dnia 04.04.2019 r. o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich Unii Europejskiej
- rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego z dnia 29.01.2015 r.
Informacja dotycząca ochrony danych osobowych
W związku z realizacją przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. tekst jedn. z 2021 r. poz. 709, z późn. zm.; dalej: Prawo o aktach stanu cywilnego) oraz ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U. tekst jedn. z 2020 r. poz. 707, z późn. zm.; dalej: ustawa o zmianie imienia i nazwiska)
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz.Urz.UE.L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; dalej: RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
a) Prezes Rady Ministrów mający siedzibę w Warszawie (00-583), Al. Ujazdowskie 1/3 – w zakresie w jakim odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru stanu cywilnego,
b) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji mający siedzibę w Warszawie (02-591), ul. Stefana Batorego 5 – w zakresie kształtowania jednolitej polityki w przedmiocie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska,
c) Burmistrz Miasta Sandomierza mający siedzibę w Sandomierzu (27-600), Pl. Poniatowskiego 3 – w zakresie danych przetwarzanych w zbiorach danych osobowych prowadzonych w Urzędzie Stanu Cywilnego zarówno w formie papierowej, jak i wersji elektronicznej.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Pani/Panu praw związanych z przetwarzaniem danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować poprzez:
a) IOD w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora,
b) IOD w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora,
c) IOD w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
- sporządzenia aktu urodzenia dziecka, aktu małżeństwa lub aktu zgonu;
- przyjęcia oświadczeń: o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa; rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa; o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia; małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko; o zmianie imienia lub imion;
- wydania zaświadczenia o stanie cywilnym;
- wydania odpisu aktu stanu cywilnego;
- wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą;
- wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego;
- sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego;
- realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą;
- realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. tekst jedn. z 2020 r. poz. 1359);
- realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach;
- realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska;
- dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie;
- wydania dokumentów z akt zbiorowych przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sandomierzu;
- nadania numeru PESEL i zameldowania noworodków.
Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
4. Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (realizacja obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze), w związku z realizacją przepisów Prawa o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i wynika ono z przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny, wynikający z przepisów prawa, w tym Prawa o aktach stanu cywilnego, czy też Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
6. Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie i w granicach przepisów prawa. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: pracownicy posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych lub organy uprawnione do żądania dostępu do danych osobowych.
7. Pani/Pana dane nie będą podlegać automatycznym sposobom przetwarzania danych opierającym się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, ani nie będą podlegać profilowaniu.
8. Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.
9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące prawa: prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych; prawo żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych (także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych małoletnich dzieci); prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy uznaje Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.