Przejdź do treści strony Przejdź do menu Przejdź wyszukiwarki Przejdź do mapy biuletynu WCAG
Kontrast:
Rozmiar czcionki:
Odstępy:
Reset:
Lektor:

Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego

Miejsce załatwienia sprawy: 

Urząd Stanu Cywilnego ul. Rynek 1 (II piętro)

tel. (15) 8154-223, (15) 8154-224, (15) 8154-225 

godziny pracy:

poniedziałek: 8.00 - 16.00

wtorek - piątek: 7.00 - 15.00

wymagane dokumenty:

- dowód osobisty/paszport – do wglądu

- wniosek

DOCwniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego.doc (56,00KB)
PDFwniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego.pdf (198,50KB)

- Jeżeli osoba uprawniona do otrzymania odpisu aktu stanu cywilnego działa przez pełnomocnika, pełnomocnik przedkłada oryginał lub urzędowo poświadczoną kopię pełnomocnictwa.

Informacje:

Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego.

Odpis aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnemu (dzieci, wnuki), rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.

W przypadku ubiegania się o dokument przez osobę, która posiada interes prawny, do wniosku należy przedstawić dokument stwierdzający uprawnienie do otrzymania odpisu. 

Odpis skrócony aktu stanu cywilnego zawiera treść aktu stanu cywilnego uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych.

Odpis zupełny aktu stanu cywilnego - stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych.  

Złożenie wniosku za pośrednictwem platformy ePUAP  

Istnieje możliwość złożenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego za pośrednictwem elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP   

Odpis aktu stanu cywilnego w formie dokumentu papierowego, przy podaniach wniesionych za pośrednictwem profilu zaufanego doręczany jest wnioskodawcy bezpośrednio na adres zamieszkania. Chcąc złożyć wniosek używając elektronicznej skrzynki podawczej, trzeba mieć profil zaufany na ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny. 

Odpis wydany w formie dokumentu elektronicznego, opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przesyłany jest wnioskodawcy na jego skrzynkę na platformie ePUAP.

Wypełniając formularz wnioskodawca wskazuje, jaki rodzaj odpisu ma zostać przygotowany (skrócony, zupełny), sposób jego doręczenia, oraz formę sporządzenia odpisu (papierowa lub elektroniczna). 

Wielojęzyczne odpisy skrócone można uzyskać tylko w postaci papierowej. 

Odpis aktu stanu cywilnego wydany w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego. W przypadku wydrukowania takiego odpisu na własnej drukarce traci on walor dokumentu urzędowego i nie będzie mógł być taki wydruk (graficzne odwzorowanie) np. załącznikiem do wniosku składanego w formie papierowej. Nie można posługiwać się (wprowadzać do obrotu prawnego) wydrukowanym odwzorowaniem graficznym tego dokumentu.

W sytuacji, gdy wydanie odpisu podlega opłacie skarbowej do podania przesłanego za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej należy dołączyć dowód opłaty skarbowej. 

Czas załatwienia sprawy:

Wydanie odpisu następuje w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku - jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, który przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Sandomierzu).

Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie odpisu następuje w ciągu 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.  

Tryb odwoławczy:

W przypadku wydania decyzji odmawiającej wydania odpisu przysługuje odwołanie do Wojewody Świętokrzyskiego za pośrednictwem kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Sandomierzu w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

Opłaty:

Opłata skarbowa od wydania:

- odpisu skróconego i odpisu skróconego wielojęzycznego - 22,00 zł,

- odpisu zupełnego - 33,00 zł.  

- opłata od złożonego pełnomocnictwa – 17 zł

Wpłaty należy dokonać na konto Urzędu Miejskiego w Sandomierzu Nr  79 9429 0004 2001 0000 1300 0040.

Istnieje również  możliwość dokonania opłaty skarbowej  na miejscu w biurze USC.

 Ustawa o opłacie skarbowej przewiduje szereg zwolnień i wyłączeń z  opłaty ze względu na rodzaje spraw, w których dokumenty mają zostać wykorzystane. Jeśli dokument ma być zwolniony z opłaty skarbowej we wniosku należy wskazać cel wydania dokumentu.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego

- ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej

- ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

- konwencja Nr 16 z dnia 08.09.1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego

 

Informacja dotycząca ochrony danych osobowych

W związku z realizacją przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. tekst jedn. z 2021 r. poz. 709, z późn. zm.; dalej: Prawo o aktach stanu cywilnego) oraz ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U. tekst jedn. z 2020 r. poz. 707, z późn. zm.; dalej: ustawa o zmianie imienia i nazwiska)

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz.Urz.UE.L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; dalej: RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

a) Prezes Rady Ministrów mający siedzibę w Warszawie (00-583), Al. Ujazdowskie 1/3 – w zakresie w jakim odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru stanu cywilnego,

b) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji mający siedzibę w Warszawie (02-591), ul. Stefana Batorego 5 – w zakresie kształtowania jednolitej polityki w przedmiocie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska,

c) Burmistrz Miasta Sandomierza mający siedzibę w Sandomierzu (27-600), Pl. Poniatowskiego 3 – w zakresie danych przetwarzanych w zbiorach danych osobowych prowadzonych w Urzędzie Stanu Cywilnego zarówno w formie papierowej, jak i wersji elektronicznej.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Pani/Panu praw związanych z przetwarzaniem danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować poprzez:

a) IOD w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora,

b) IOD w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora,

c) IOD w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:

- sporządzenia aktu urodzenia dziecka, aktu małżeństwa lub aktu zgonu;

- przyjęcia oświadczeń: o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa; rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa; o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia; małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko; o zmianie  imienia lub imion;

- wydania zaświadczenia o stanie cywilnym;

- wydania odpisu aktu stanu cywilnego;

- wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą;

- wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego;

- sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego;

- realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą;

- realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa  przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. tekst jedn. z 2020 r. poz. 1359);

- realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach;

- realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska;

- dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie;

- wydania dokumentów z akt zbiorowych przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sandomierzu;

- nadania numeru PESEL i zameldowania noworodków.

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią  podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

4. Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (realizacja obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze), w związku z realizacją przepisów Prawa o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i wynika ono z przepisów prawa. 

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny, wynikający z przepisów prawa, w tym Prawa o aktach stanu cywilnego, czy też Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

6. Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie  i w granicach przepisów prawa. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: pracownicy posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych lub organy uprawnione do żądania dostępu do danych osobowych.

7. Pani/Pana dane nie będą podlegać automatycznym sposobom przetwarzania danych opierającym się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, ani nie będą podlegać profilowaniu.

8. Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące prawa: prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych;  prawo żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych (także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych małoletnich dzieci); prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy uznaje Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.