Przejdź do treści strony Przejdź do menu Przejdź do wyszukiwarki Przejdź do mapy biuletynu
Kontrast:
Rozmiar czcionki:
Odstępy:
Reset:
Lektor:

Rejestracja/odtworzenie aktów urodzeń, małżeństw, zgonów - które nastąpiły za granicą i nie zostały tam zarejestrowane

Miejsce załatwienia sprawy: 

Urząd Stanu Cywilnego ul. Rynek 1 (II piętro)

tel. (15) 8154 - 223, (15) 8154 - 224, (15) 8154 – 225

Godziny pracy:

poniedziałek: 8.00 -16.00

wtorek - piątek: 7.00 - 15.00

Wymagane dokumenty:

-dowód osobisty/paszport do wglądu

-pisemny wniosek wraz  z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z wnioskiem o zarejestrowanie zdarzenia do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski.

-dokument potwierdzający zdarzenie za granicą   wraz z jego urzędowym tłumaczeniem na język polski.

-posiadane dokumenty posiłkowe dotyczące osoby, której dane mają być stwierdzone w odtwarzanym akcie

Urzędowe tłumaczenia dokumentów na język polski winno być dokonane przez:

1) tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości;

2) tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG);

3) konsula.

Informacje:

Sporządzenie aktu stanu cywilnego polega na zarejestrowaniu urodzenia albo zgonu, które nastąpiły za granicą i nie zostały tam zarejestrowane. Dotyczy to także rejestracji urodzenia, małżeństwa i zgonu, które nastąpiły w państwie w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego.

Odtworzenia treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą dokonuje się w przypadku, gdy uzyskanie odpisu jest niemożliwe lub związane z poważnymi trudnościami.

Dokonując odtworzenia treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami sporządzonymi w RP, kierownik USC na wniosek osoby, której akt dotyczy może dostosować pisownię do reguł pisowni polskiej.

Jeżeli wniosek dotyczy odtworzenia treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, ale nie zawierającego zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa lub nazwiska dzieci, które zrodzą się z tego małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym ww. wniosku. Jeżeli nie zrobią tego od razu, to oświadczenia takie można złożyć w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał odtworzenia.

Czas załatwienia sprawy:

Bez zbędnej zwłoki, do miesiąca w sprawach wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a w sprawach skomplikowanych do dwóch miesięcy.

Tryb odwoławczy:

Organem odwoławczym od decyzji odmownej jest Wojewoda Świętokrzyski za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Sandomierzu w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

Opłaty:

 39,00 zł – opłata za wydanie odpisu zupełnego po sporządzeniu/odtworzeniu aktu

Wpłaty należy dokonać na konto Urzędu Miejskiego w Sandomierzu Nr  79 9429 0004 2001 0000 1300 0040.

Istnieje również  możliwość dokonania opłaty skarbowej  na miejscu w biurze USC.

Podstawa prawna:

-ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego

-ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej

-ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

Do pobrania:
DOCWniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu małżeństwa.doc (52,50KB)
PDFWniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu małżeństwa.pdf (163,74KB)
DOCWniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu urodzenia.doc (47,50KB)
PDFWniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu urodzenia.pdf (160,80KB)
DOCWniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu zgonu.doc (49,50KB)
PDFWniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu zgonu.pdf (160,77KB)
 

Informacja dotycząca ochrony danych osobowych

W związku z realizacją przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. tekst jedn. z 2021 r. poz. 709, z późn. zm.; dalej: Prawo o aktach stanu cywilnego) oraz ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. tekst jedn. z 2020 r. poz. 707, z późn. zm.; dalej: ustawa o zmianie imienia i nazwiska)

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; dalej: RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

a) Prezes Rady Ministrów mający siedzibę w Warszawie (00-583), Al. Ujazdowskie 1/3 – w zakresie w jakim odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru stanu cywilnego,

b) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji mający siedzibę w Warszawie (02-591), ul. Stefana Batorego 5 – w zakresie kształtowania jednolitej polityki w przedmiocie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska,

c) Burmistrz Miasta Sandomierza mający siedzibę w Sandomierzu (27-600), Pl. Poniatowskiego 3 –   w zakresie danych przetwarzanych w zbiorach danych osobowych prowadzonych w Urzędzie Stanu Cywilnego zarówno w formie papierowej, jak i wersji elektronicznej.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Pani/Panu praw związanych z przetwarzaniem danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować poprzez:

a) IOD w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora,

b) IOD w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora,

c) IOD w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:

- sporządzenia  aktu urodzenia dziecka, aktu małżeństwa lub aktu zgonu;

- przyjęcia oświadczeń: o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa; rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa; o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia; małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko; o zmianie  imienia lub imion;

- wydania  zaświadczenia o stanie cywilnym;

- wydania odpisu aktu stanu cywilnego;

- wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą;

- wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego;

- sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego;

- realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą;

- realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa  przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. tekst jedn. z 2020 r. poz. 1359);

- realizacji  wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach;

- realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska;

- dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie;

- wydania dokumentów z akt zbiorowych przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sandomierzu;

- nadania numeru PESEL i zameldowania noworodków.

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią  podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

4. Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (realizacja obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze), w związku z realizacją przepisów Prawa o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i wynika ono z przepisów prawa. 

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny, wynikający z przepisów prawa, w tym Prawa o aktach stanu cywilnego, czy też Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

6. Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie i w granicach przepisów prawa. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: pracownicy posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych lub organy uprawnione do żądania dostępu do danych osobowych.

7. Pani/Pana dane nie będą podlegać automatycznym sposobom przetwarzania danych opierającym się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, ani nie będą podlegać profilowaniu.

8. Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące prawa: prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych;  prawo żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych (także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych małoletnich dzieci); prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy uznaje Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.