- Menu przedmiotowe
- MOJA SPRAWA
Rejestracja/odtworzenie aktów urodzeń, małżeństw, zgonów - które nastąpiły za granicą i nie zostały tam zarejestrowane
Miejsce załatwienia sprawy:
Urząd Stanu Cywilnego ul. Rynek 1 (II piętro)
tel. (15) 8154 - 223, (15) 8154 - 224, (15) 8154 – 225
Godziny pracy:
poniedziałek: 8.00 -16.00
wtorek - piątek: 7.00 - 15.00
Wymagane dokumenty:
-dowód osobisty/paszport do wglądu
-pisemny wniosek wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z wnioskiem o zarejestrowanie zdarzenia do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski.
-dokument potwierdzający zdarzenie za granicą wraz z jego urzędowym tłumaczeniem na język polski.
-posiadane dokumenty posiłkowe dotyczące osoby, której dane mają być stwierdzone w odtwarzanym akcie
Urzędowe tłumaczenia dokumentów na język polski winno być dokonane przez:
1) tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości;
2) tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG);
3) konsula.
Informacje: Sporządzenie aktu stanu cywilnego polega na zarejestrowaniu urodzenia albo zgonu, które nastąpiły za granicą i nie zostały tam zarejestrowane. Dotyczy to także rejestracji urodzenia, małżeństwa i zgonu, które nastąpiły w państwie w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego. Odtworzenia treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą dokonuje się w przypadku, gdy uzyskanie odpisu jest niemożliwe lub związane z poważnymi trudnościami. Dokonując odtworzenia treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami sporządzonymi w RP, kierownik USC na wniosek osoby, której akt dotyczy może dostosować pisownię do reguł pisowni polskiej. |
Jeżeli wniosek dotyczy odtworzenia treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa, ale nie zawierającego zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa lub nazwiska dzieci, które zrodzą się z tego małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym ww. wniosku. Jeżeli nie zrobią tego od razu, to oświadczenia takie można złożyć w każdym czasie do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał odtworzenia.
Czas załatwienia sprawy:
Bez zbędnej zwłoki, do miesiąca w sprawach wymagających prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a w sprawach skomplikowanych do dwóch miesięcy.
Tryb odwoławczy:
Organem odwoławczym od decyzji odmownej jest Wojewoda Świętokrzyski za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Sandomierzu w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.
Opłaty:
39,00 zł – opłata za wydanie odpisu zupełnego po sporządzeniu/odtworzeniu aktu
Wpłaty należy dokonać na konto Urzędu Miejskiego w Sandomierzu Nr 79 9429 0004 2001 0000 1300 0040.
Istnieje również możliwość dokonania opłaty skarbowej na miejscu w biurze USC.
Podstawa prawna:
-ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego
-ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
-ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
Do pobrania:
Wniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu małżeństwa.doc (52,50KB)
Wniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu małżeństwa.pdf (163,74KB)
Wniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu urodzenia.doc (47,50KB)
Wniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu urodzenia.pdf (160,80KB)
Wniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu zgonu.doc (49,50KB)
Wniosek o rejestrację lub odtworzenie aktu zgonu.pdf (160,77KB)
Informacja dotycząca ochrony danych osobowych
W związku z realizacją przez Administratora obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. tekst jedn. z 2021 r. poz. 709, z późn. zm.; dalej: Prawo o aktach stanu cywilnego) oraz ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. tekst jedn. z 2020 r. poz. 707, z późn. zm.; dalej: ustawa o zmianie imienia i nazwiska)
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1; dalej: RODO), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, a także o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
a) Prezes Rady Ministrów mający siedzibę w Warszawie (00-583), Al. Ujazdowskie 1/3 – w zakresie w jakim odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru stanu cywilnego,
b) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji mający siedzibę w Warszawie (02-591), ul. Stefana Batorego 5 – w zakresie kształtowania jednolitej polityki w przedmiocie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska,
c) Burmistrz Miasta Sandomierza mający siedzibę w Sandomierzu (27-600), Pl. Poniatowskiego 3 – w zakresie danych przetwarzanych w zbiorach danych osobowych prowadzonych w Urzędzie Stanu Cywilnego zarówno w formie papierowej, jak i wersji elektronicznej.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Pani/Panu praw związanych z przetwarzaniem danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować poprzez:
a) IOD w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora,
b) IOD w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora,
c) IOD w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu – e-mail: lub pisemnie na adres Administratora.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
- sporządzenia aktu urodzenia dziecka, aktu małżeństwa lub aktu zgonu;
- przyjęcia oświadczeń: o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa; rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa; o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia; małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko; o zmianie imienia lub imion;
- wydania zaświadczenia o stanie cywilnym;
- wydania odpisu aktu stanu cywilnego;
- wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą;
- wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego;
- sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego;
- realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą;
- realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. tekst jedn. z 2020 r. poz. 1359);
- realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach;
- realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska;
- dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie;
- wydania dokumentów z akt zbiorowych przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sandomierzu;
- nadania numeru PESEL i zameldowania noworodków.
Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
4. Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (realizacja obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze), w związku z realizacją przepisów Prawa o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe i wynika ono z przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny, wynikający z przepisów prawa, w tym Prawa o aktach stanu cywilnego, czy też Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
6. Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym na podstawie i w granicach przepisów prawa. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: pracownicy posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych lub organy uprawnione do żądania dostępu do danych osobowych.
7. Pani/Pana dane nie będą podlegać automatycznym sposobom przetwarzania danych opierającym się na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, ani nie będą podlegać profilowaniu.
8. Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.
9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, przysługują Pani/Panu następujące prawa: prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych; prawo żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych (także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych małoletnich dzieci); prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy uznaje Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.