Zarządzenie Nr 126/2021/CUW z dnia 20 maja 2021 r.
Nr 126/2021/CUW
Burmistrza Miasta Sandomierza
z dnia 20 maja 2021 roku
w sprawie: wprowadzenia procedury przekazywania składników majątkowych, dokumentacji księgowej, akt osobowych i spraw kadrowych oraz dokumentacji dotyczącej organizacji pracy jednostki, w przypadku zmiany dyrektora szkoły lub placówki
Na podstawie art. 30, ust. 2, pkt. 5, art. 33, ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.) oraz art. 57, ust. 1 ustawy prawo oświatowe (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 910 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1
Wprowadza się procedurę przekazywania składników majątkowych, dokumentacji księgowej, dokumentacji technicznej, akt osobowych i spraw kadrowych, dokumentacji dotyczącej organizacji pracy jednostki oraz dokumentacji kancelaryjnej i pieczęci w przypadku zmiany dyrektora szkoły lub placówki stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Wykonanie Zarządzenia powierza się Dyrektorom wszystkich szkół i placówek oświatowych w Sandomierzu, a nadzór nad wykonaniem i przestrzeganiem niniejszego Zarządzenia powierza się Dyrektorowi Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu.
§ 3
Traci moc Zarządzenie Nr 153/2017/CUW Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 10 lipca 2017 roku.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Sandomierza
Marcin Marzec
do Zarządzenia Nr 126/CUW/2021
Burmistrza Miasta Sandomierza
z dnia 20 maja 2021 roku
Procedura przekazywania składników majątkowych, dokumentacji księgowej, akt osobowych i spraw kadrowych oraz dokumentacji dotyczącej organizacji pracy jednostki, w przypadku zmiany dyrektora szkoły lub placówki
- Dyrektor szkoły/placówki (przekazujący) wydaje zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji przynajmniej na miesiąc przed datą przekazania szkoły/placówki.
- Dyrektor szkoły/placówki przekazujący w porozumieniu z dyrektorem szkoły/ placówki przejmującym może postanowić o przeprowadzeniu inwentaryzacji w sposób uproszczony, jeśli inwentaryzacja pełna przeprowadzona był w okresie krótszym niż 12 miesięcy. Uproszczenie polega na zastąpieniu spisu z natury przeprowadzeniem inwentaryzacji w drodze weryfikacji.
- Dyrektor szkoły/placówki (przekazujący) powołuje komisję inwentaryzacyjną, według obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacji.
- Organ prowadzący informuje na piśmie Dyrektora przekazującego oraz Dyrektora przejmującego o terminie przekazania szkoły/placówki. W piśmie umieszcza się wykaz dokumentów, które Dyrektor przekazujący przygotowuje na wyznaczony dzień przekazania.
- O czynnościach inwentaryzacyjnych dyrektor szkoły/placówki informuje na piśmie organ prowadzący. Przedstawiciel organu prowadzącego ma prawo uczestniczyć
w pracach komisji inwentaryzacyjnej na prawach obserwatora. - O czynnościach inwentaryzacyjnych dyrektor szkoły/placówki informuje na piśmie dyrektora przejmującego. Dyrektor przejmujący ma prawo uczestniczyć w pracach komisji inwentaryzacyjnej.
- Dokumenty ogólnodostępne mogą być udostępnione przejmującemu szkołę/placówkę jedynie za zgodą Dyrektora przekazującego i w jego obecności.
- Dokumenty objęte ustawą o ochronie danych osobowych, w przypadku kiedy Dyrektor przejmujący nie jest nauczycielem tej placówki udostępnia się do wglądu na podstawie stosownego upoważnienia.
- Po zakończeniu inwentaryzacji dyrektor szkoły/placówki sporządza protokół zdawczo odbiorczy składników majątkowych według wzoru stanowiącego załącznik Nr 1 do niniejszej procedury. W protokole dyrektor szkoły/placówki (przekazujący) zawiera również zapis o sposobie rozliczenia ewentualnych rozbieżności, które wynikły w toku prac komisji inwentaryzacyjnej.
- Arkusze spisowe sporządzone w trakcie inwentaryzacji oraz ewentualny protokół rozbieżności dyrektor szkoły/placówki (przekazujący) dołącza do protokołu zdawczoodbiorczego.
- Dyrektor szkoły/placówki (przekazujący) sporządza protokół zdawczo-odbiorczy akt osobowych i spraw kadrowych według wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszej procedury.
- Dyrektor szkoły/placówki (przekazujący) sporządza protokół zdawczo-odbiorczy dokumentów dotyczących organizacji pracy jednostki według wzoru stanowiącego załącznik Nr 3 do niniejszej procedury.
- Dopuszcza się modyfikację protokołów oraz załączników do nich w zakresie niezbędnym do właściwego przekazania jednostki przez dyrektora przekazującego dyrektorowi przejmującemu.
- Protokoły zdawczo-odbiorcze sporządza się w czterech egzemplarzach po jednym dla przekazującego dyrektora szkoły/placówki, przejmującego dyrektora szkoły/placówki, głównego księgowego oraz organu prowadzącego szkołę/placówkę.
- Protokoły zdawczo-od biorcze oraz załączniki do nich - po sprawdzeniu ich zgodności ze stanem faktycznym - podpisują: dyrektor szkoły/placówki przekazujący, dyrektor szkoły/placówki przejmujący, główny księgowy - w zakresie spraw majątkowo - finansowych oraz osoby w obecności których nastąpiło przekazanie, jeśli taka sytuacja miała miejsce.
- Czynności przekazania szkoły/placówki powinny nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu pełnienia funkcji przez dyrektora, przy udziale przedstawiciela organu prowadzącego.
Załącznik Nr 1 do Procedury przekazywania składników majątkowych,
dokumentacji księgowej, akt osobowych i spraw kadrowych
oraz dokumentacji dotyczącej organizacji pracy jednostki,
w przypadku zmiany dyrektora szkoły lub placówki
PROTOKÓŁ
ZDAWCZO - ODBIORCZY MIENIA I SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH
W
...........................................................................................................................
spisany w dniu . . . . . . . . . . . . pomiędzy:
Przekazującym:
Panią/Panem ..............................................................................
Przejmującym:
Panią/Panem ...............................................................................
w obecności:
1)………………………………………………..
2) ………………………………………………..
w związku z przejęciem przez Przejmującego czynności dyrektora………………………..
Dyrektor Przekazujący przekazuje całkowity majątek oraz sprawy związane z majątkiem
i zarządzaniem jednostką organizacyjną, w tym znajdujące się w toku w chwili sporządzenia niniejszego protokołu, według następującego wyszczególnienia:
1) majątek trwały i pozostałe składniki majątku w tym wyposażenia jak załącznik Nr 1;
2) informacja o zobowiązaniach i należnościach oraz stanie środków finansowych, jak załącznik Nr 2;
3) wykaz przekazanych pieczęci.
W ramach dokumentacji odzwierciedlającej majątek i pozostałe składniki przekazano wykaz dokumentacji technicznej, książkę obiektu budowlanego (Nr pozycji i data ostatniego wpisu) informację i dokumentację z przeglądów (Nr pozycji i data ostatniego wpisu)……….
Z dniem……………….. Dyrektor przekazujący przekazuje Dyrektorowi przejmującemu wszystkie klucze od jednostki i pomieszczeń, klucze od szaf, biurka i sejfu, klucze od archiwum jednostki, programy i dane zawarte na nośnikach informatycznych, sprzęt komputerowy będący w dotychczasowym użytkowaniu Dyrektora przekazującego wraz z hasłami dostępu.
Niniejszy protokół wraz z załącznikami sporządzono w 4 jednobrzmiących egzemplarzach,
z których po jednym egzemplarzu otrzymują:
1) Dyrektor Przekazujący
2) Dyrektor Przejmujący
3) Organ prowadzący
4) Główny Księgowy
Podpis Przekazującego Podpis Przejmującego
………………………. ……………………….
Kontrasygnata Głównego Księgowego
…………………………
Imiona i nazwiska oraz podpisy osób w obecności których nastąpiło przekazanie majątku:
1) ............................................................................................................................
2) ............................................................................................................................
oświadczam, że wszelkie czynności wiązane z przekazaniem jednostki zostały przeprowadzone w sposób rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym. Potwierdzam, że jednostka jest organizacyjnie przygotowana do przejęcia i do rozpoczęcia roku szkolnego.
data i czytelny podpis Dyrektora Przekazującego
…………………………………………………….
Załącznik Nr 1 do Załącznika Nr 1
do Procedury przekazywania składników majątkowych,
dokumentacji księgowej, akt osobowych
i spraw kadrowych oraz dokumentacji dotyczącej
organizacji pracy jednostki, w przypadku zmiany dyrektora szkoły lub placówki
Majątek trwały i pozostałe składniki majątku
w ……………………………..
- Środki trwałe na kwotę…………...., słownie: ………………………………………..
(wg arkusza spisu z natury, Nr na dany dzień – stanowiący załącznik Nr 1.1);
- Pozostałe środki trwałe na kwotę………, słownie: ……………………………….…..
(wg arkusza spisu z natury Nr na dany dzień – stanowiący załącznik Nr 1.2.); - Składniki majątku ujęte w ewidencji ilościowej, liczba pozycji ……………………….
(wg arkusza spisu z natury Nr na dany dzień – stanowiący załącznik Nr 1.3);
- Zapasy magazynowe na kwotę ………………, słownie: ………………………………
(wg arkusza spisu z natury Nr na dany dzień - stanowiący załącznik Nr 1.4);
- Zbiory biblioteczne na kwotę ……………, słownie: ………………………………......
liczba woluminów: …………… (wg protokołu kontroli zbiorów bibliotecznych na dzień: ……….…….. - stanowiący załącznik Nr 1.5);
- Druki ścisłego zarachowania (wg protokołu na dzień…… - stanowiący załącznik Nr 1.6).
Podpis Przejmującego Podpis Przekazującego
……………………… ……………………….
Załącznik Nr 2 do Załącznika Nr 1
do Procedury przekazywania składników majątkowych,
dokumentacji księgowej, akt osobowych i spraw kadrowych
oraz dokumentacji dotyczącej organizacji pracy jednostki,
w przypadku zmiany dyrektora szkoły lub placówki
Wykaz dokumentów finansowo-księgowych
|
L.p. |
Wykaz dokumentów finansowo-księgowych |
||
|
1. |
Wykaz zaliczek nierozliczonych |
Zaliczkobiorca - kwota |
Termin rozliczenia |
|
|
|
|
|
|
2. |
Zobowiązania wobec kontrahentów i pracowników |
Rodzaj dokumentu i wysokość kwoty |
Termin zapłaty |
|
|
|
|
|
|
3. |
Należności wobec kontrahentów |
Rodzaj dokumentu i wysokość kwoty |
Termin zapłaty |
|
|
|
|
|
|
4. |
Sprawozdania, zestawienia i analizy do sporządzenia |
Dla kogo |
Uwagi |
|
|
|
|
|
|
5. |
Druk ścisłego zarachowania - rodzaj |
Stan |
Uwagi |
|
|
|
|
|
|
6. |
Inne |
|
|
|
|
|
|
|
Wykazane w tabeli zobowiązania i należności muszą być zgodne z zapisami w księgach rachunkowych, a saldo konta musi być potwierdzone wyciągiem bankowym.
Stan środków finansowych na bieżącym rachunku bankowym Nr …………………………..
kwota ………………………….. słownie…………………………………………………….
Stan środków finansowych na rachunku bankowym zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Nr………………………………………...kwota …………………………………..
słownie …………………………………………………………………………………………
……………………………………………… …………………………………….
podpis Przekazującego podpis Przejmującego
……………………………………………………………………
podpis Głównego Księgowego / inspektora
………………………………………….
(miejscowość, data)
Załącznik Nr 2 do Procedury przekazywania składników
majątkowych, dokumentacji księgowej, akt osobowych
i spraw kadrowych oraz dokumentacji dotyczącej organizacji
pracy jednostki, w przypadku zmiany dyrektora szkoły lub placówki
Protokół zdawczo-odbiorczy akt osobowych i spraw kadrowych
spisany w dniu …………………………………………………. pomiędzy:
Przekazującym - Panią/Panem: ………………………………………………………………...
i Przejmującym - Panią/Panem: ………………………………………………………………..
w obecności:
• Pani/ Pana: …………………………………………………………………………………..
Stanowisko: ……………………………………………………………………………………
• Pani/Pana: ……………………………………………………………………………………
Stanowisko
w związku z przejęciem przez Przejmującego czynności dyrektora jednostki:
(nazwa i adres jednostki )
Dyrektor Przekazujący przekazuje komplet akt osobowych oraz sprawy kadrowe, w tym znajdujące się w toku w chwili sporządzania niniejszego protokołu, według następującego wyszczególnienia:
1. Akta osobowe według tabeli nr 1;
2. Informacja o wykorzystanych i przysługujących urlopach pracowników;
3. Informacja o wszczętych procedurach awansu zawodowego nauczycieli;
4. Informacja o odbywających się w jednostce stażach;
5. Inne: ....................................................................................................................................
……………………….. ……………………….
(podpis Przekazującego) (podpis Przejmującego)
Imiona i nazwiska oraz podpisy osób, w obecności których nastąpiło przekazanie majątku:
Oświadczam, że przeprowadzone czynności związane z przekazaniem jednostki zostały przeprowadzone w sposób rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym. Potwierdzam, że jednostka jest organizacyjnie przygotowana do przejęcia i do rozpoczęcia roku szkolnego.
…………………………………………
(data i czytelny pod pis dyrektora przekazującego)
Tabela nr 1 - Akta osobowe
|
L.p. |
Imię i nazwisko |
Część A – liczba dokumentów |
Część B – liczba dokumentów |
Część C – liczba dokumentów |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
……………………….. ………………………….
(podpis Przekazującego) (podpis Przejmującego)
Załącznik Nr 3 do Procedury przekazywania składników majątkowych
dokumentacji księgowej, akt osobowych i spraw kadrowych
oraz dokumentacji dotyczącej organizacji pracy jednostki,
w przypadku zmiany dyrektora szkoły lub placówki
Protokół zdawczo-odbiorczy dokumentów dotyczących organizacji pracy jednostki
spisany w dniu ...................................................... pomiędzy:
Przekazującym - Panią/Panem: ........................................................................................................
i Przejmującym - Panią/Panem: ......................................................... ...............................................
w obecności:
Pani/Pana: ...................................................................................................... ......................................
Stanowisko: ...........................................................................................................................................
Pani/Pana: ...............................................................................................................................................
Stanowisko: .............................................................................................................................................
w związku z przejęciem przez Przejmującego czynności dyrektora jednostki:
…………………………………………………………………………………………………..
(nazwa i adres jednostki)
Dyrektor Przekazujący przekazuje dokumenty dotyczące organizacji pracy placówki według następującego wyszczególnienia:
1. Akt założycielski szkoły;
2. Arkusz organizacyjny i aneksy do arkusza organizacyjnego (wersja papierowa i elektroniczna data ostatniego aneksu);
3. Arkusze organizacyjne szkoły/placówki z lat ................. szt.: …....;
4. Statut szkoły/placówki wraz z uchwałami zmieniającymi;
5. Uchwały rady pedagogicznej;
6. Zarządzenia dyrektora szkoły/placówki (regulaminy, procedury, itp.) - nr zarządzenia;
7. Protokoły posiedzeń rady pedagogicznej (ostatni protokół z dnia .................... );
8. Protokoły kontroli organów zewnętrznych według książki kontroli;
9. Prowadzone przez jednostkę rejestry (rejestr zarządzeń, umów, zamówień publicznych, itp. - data ostatniego wpisu w rejestrze);
10. Informacja o trwających procedurach udzielania zamówień publicznych;
11. Inne: ………………………………………………………………………………………...
………………………… ………………………..
(podpis Przekazującego) (podpis Przejmującego)
Imiona i nazwiska oraz podpisy osób w obecności których nastąpiło przekazanie majątku:
Oświadczam, że przeprowadzone czynności związane z przekazaniem jednostki zostały przeprowadzone w sposób rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym. Potwierdzam, że jednostka jest organizacyjnie przygotowana do przejęcia i do rozpoczęcia roku szkolnego.
…………………………………………………………..
(data i czytelny podpis dyrektora przekazującego)
Załącznik Nr 4 do Procedury przekazywania składników
majątkowych dokumentacji księgowej, akt osobowych
i spraw kadrowych oraz dokumentacji dotyczącej organizacji
pracy jednostki, w przypadku zmiany dyrektora szkoły lub placówki
Wykaz dokumentów dotyczących uczniów danej szkoły/placówki
|
L.p. |
Nazwa dokumentu |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
U Z A S A D N I E N I E
Biorąc pod uwagę występujące przy zmianie dyrektorów szkół i placówek oświatowych problemy dotyczące prawidłowego przekazania danej jednostki nowo wybranemu dyrektorowi, Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu opracowało procedurę, która ma na celu wyeliminowanie w przyszłości dylematów z tym związanych. Ideą przy tworzeniu procedury było jednoznaczne określenie zasad oraz czynności, jakie są niezbędne przy prawidłowym przekazywaniu jednostki oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych.
Zarządzenie nr 126 2021 cuw.pdf (197,03KB)
Zarządzenie Nr 126 2021 CUW z załącznikiem.pdf (228,45KB)