Zarządzenie Nr 13/2021/AWiK Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 14.01.2021 r.
ZARZĄDZENIE NR 13/2021/AWiK
BURMISTRZA MIASTA SANDOMIERZA
z dnia 14 stycznia 2021 r.
w sprawie przeprowadzenia samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Sandomierza
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2019 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z póź. zm.) w związku z art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z póź. zm. ), zarządzam co następuje:
§1
1. Zarządzam przeprowadzenie w Urzędzie Miasta Sandomierz samooceny kontroli zarządczej w terminie od 18 do 25 stycznia 2021 roku, zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych określonymi w Komunikacie Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 2, poz. 11) oraz standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określonymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84)
2. Samoocena kontroli zarządczej będzie polegała na wypełnieniu kwestionariusza (ankiety) samooceny opracowanej odrębnie dla kierowników/naczelników komórek organizacyjnych (załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia) oraz pozostałych pracowników Urzędu Miasta Sandomierza (załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia).
§2
1. Samoocena kontroli zarządczej to proces w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta przez kierownictwo i pracowników jednostki.
2. Samoocena kontroli zarządczej ma na celu precyzyjną ocenę funkcjonowania Urzędu Miasta i wskazanie obszarów wymagających doskonalenia i poprawy.
3. Przy wypełnianiu kwestionariusza samooceny wskazana jest szczera opinia na temat funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta.
4. Wypełniony kwestionariusz samooceny należy złożyć w Wieloosobowym Stanowisku ds. Audytu Wewnętrznego i Kontroli w nieprzekraczalnym terminie do 25 stycznia 2021 roku.
5. Wyniki samooceny podlegają udokumentowaniu w formie pisemnego raportu zawierającego w szczególności:
- cel przeprowadzanej samooceny,
- zakres samooceny (zarówno przedmiotowy, jaki i podmiotowy),
- wyniki samooceny, w tym między innymi:
- ogólną ocenę stanu kontroli zarządczej, dokonaną w oparciu o uzyskane informacje z ankiet
- zidentyfikowane w oparciu o uzyskane informacje ryzyka, słabości kontroli zarządczej (jeżeli takie zostaną zidentyfikowane)
- propozycje działań naprawczych (w przypadku zidentyfikowania ryzyk lub słabości w funkcjonowaniu kontroli zarządczej).
6. Kwestionariusz samooceny jest anonimowy, a pracownicy nie ponoszą żadnych negatywnych konsekwencji związanych z przedstawioną w nim opinią.
7. Na koordynatora samooceny kontroli zarządczej wyznaczam Panią Anetę Przyłucką – Sekretarza Miasta Sandomierza.
8. Na zastępcę koordynatora samooceny kontroli zarządczej wyznaczam Panią Monikę Dębowską – Inspektora Wieloosobowego Stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta w Sandomierzu.
9. Na konsultanta całego procesu samooceny kontroli zarządczej wyznaczam Pana Tomasza Ćwiertnię – Audytora Wewnętrznego.
§3. Wykonanie Zarządzenia powierza się pracownikom Wieloosobowego Stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miasta w Sandomierzu.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 14 stycznia 2021 roku
ANKIETA DO SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
(kierownicy Urzędu Miasta Sandomierza)
za rok 2020
|
Lp. |
PYTANIE |
TAK |
NIE |
|
|
ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE |
||||
|
1 |
Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania ? |
|
|
|
|
2 |
Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie? |
|
|
|
|
3 |
Jak ocenia Pani/Pan atmosferę pracy (poziom zintegrowania zespołu, wzajemne zaufanie, jakość stosunków międzyludzkich, itp.) w Pani/Pana wydziale.
SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza niską ocenę, a 5 oznacza wysoką ocenę panującej w wydziale atmosfery pracy)
|
1 2 3
4 5 |
||
|
4 |
Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? |
|
|
|
|
5 |
Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności niezbędne do skutecznego realizowania przez nich zadań? |
|
|
|
|
6 |
Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? |
|
|
|
|
7 |
Jak ocenia Pan/Pani przydatność, efektywność szkoleń w których brali, w roku 2020 udział podlegli Pani/Panu pracownicy, w odniesieniu do wykonywanych obowiązków służbowych?
SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza niską przydatność, a 5 oznacza bardzo dużą przydatność szkoleń)
|
1 2 3
4 5 |
||
|
8 |
Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? |
|
|
|
|
9 |
Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników w Pani/Pana komórce organizacyjnej? |
|
|
|
|
10 |
Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? – należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 9 brzmi TAK |
|
|
|
|
11 |
Czy istniejące w Urzędzie procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? |
|
|
|
|
12 |
Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? |
|
|
|
|
13 |
Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? |
|
|
|
|
14 |
Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? |
|
|
|
|
15 |
Jak ocenia Pan/Pani podział zadań i obowiązków pomiędzy poszczególnych pracowników Pani/Pana komórki organizacyjnej?
SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że przydzielone pracownikom zadania i obowiązki nie są adekwatne do posiadanych przez nich kompetencji (wiedzy merytorycznej), pracownicy są zbytnio obciążeni zadaniami i obowiązkami (nie są w stanie terminowo i sprawnie realizować powierzonych im zadań i obowiązków), a 5 oznacza, że pracownicy posiadają niezbędne kompetencje i wiedze merytoryczną do wykonywania zadań i obowiązków, oraz że ilość zadań i obowiązków przydzielanych poszczególnym pracownikom pozwala na ich terminowe i sprawne realizowanie.
|
1 2 3
4 5 |
||
|
16 |
Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana wydziału? |
|
|
|
|
CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM |
||||
|
17 |
Czy został określony ogólny cel istnienia Urzędu np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? |
|
|
|
|
18 |
Czy w Urzędzie zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? |
|
|
|
|
19 |
Czy cele i zadania Urzędu na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 18 brzmi TAK |
|
|
|
|
20 |
Czy Pani/Pan wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników Pani/Pana komórki organizacyjnej w bieżącym roku? |
|
|
|
|
21 |
Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? |
|
|
|
|
22 |
Czy w Pana/Pani komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań (np. poprzez sporządzenie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? |
|
|
|
|
23 |
Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? |
|
|
|
|
24 |
Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? |
|
|
|
|
25 |
Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko) |
|
|
|
|
MECHANIZMY KONTROLI |
||||
|
26 |
Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do aktualnych procedur/instrukcji obowiązujących w Urzędzie (np. poprzez Internet)? |
|
|
|
|
27 |
Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? |
|
|
|
|
28 |
Czy znane są Pani/Panu obowiązujące w Urzędzie mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii systemu informatycznego)? |
|
|
|
|
29 |
Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii, itp.)?
|
|
|
|
|
30 |
Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii?
|
|
|
|
|
31 |
Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? |
|
|
|
|
32 |
Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne/ obiekty/ pomieszczenia, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione (przed utratą, zniszczeniem, dostępem osób nieuprawnionych, itp.)? |
|
|
|
|
33 |
Czy zna Pani/Pan zasady bezpieczeństwa systemów informatycznych obowiązujących w Urzędzie ? |
|
|
|
|
INFORMACJA I KOMUNIKACJA |
||||
|
34 |
Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? |
|
|
|
|
35 |
Czy Pani/Pana zdaniem istniejący w Urzędzie przepływ informacji oraz komunikacja pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi jest wystarczający do tego aby sprawnie i terminowo realizować zadania i obowiązki (w szczególności dotyczy to tych zadań, w które zaangażowanych jest więcej niż jedna komórka organizacyjna)?
SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że zarówno przepływ i informacji jak i komunikacja funkcjonuje na bardzo niskim poziomie i stanowi utrudnienia w sprawnym i terminowym realizowaniu zadań, a 5 oznacza, że system komunikacji i przepływu informacji, jaki funkcjonuje w Urzędzie jest wystarczający do tego aby sprawnie i terminowo realizować zadania). |
1 2 3
4 5 |
||
|
36 |
Czy w Urzędzie funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? |
|
|
|
|
37 |
Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Urzędzie w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi? |
|
|
|
|
MONITOROWANIE I OCENA |
||||
|
38 |
Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań? |
|
|
|
|
39 |
Czy Pani/Pan wie na czym polega kontrola zarządcza i jaki jest jej cel? |
|
|
|
|
40 |
Czy zna Pani/Pan standardy kontroli zarządczej i ich cele? |
|
|
|
|
41 |
Czy w ciągu ostatniego roku w Pani/Pana komórce organizacyjnej była przeprowadzona kontrola wewnętrzna, zewnętrzna lub audyt wewnętrzny? |
|
|
|
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 13/2021/AWiK Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 14 stycznia 2021 roku
ANKIETA DO SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
(pracownicy Urzędu Miasta Sandomierza)
za rok 2020
|
Lp. |
PYTANIE |
TAK |
NIE |
|
ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE |
|||
|
1 |
Czy Pani/Pan wie, jakie zachowania pracowników uznawane są w Urzędzie za nieetyczne? |
|
|
|
2 |
Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie? |
|
|
|
3 |
Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych Urzędu przestygają i promują własną postawę i decyzjami etyczne postępowanie? |
|
|
|
4 |
Jak ocenia Pani/Pan atmosferę pracy (poziom zintegrowania zespołu, wzajemne zaufanie, jakość stosunków międzyludzkich, itp.) w komórce organizacyjnej, w której Pani/Pan pracuje? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza niską ocenę, a 5 oznacza wysoką ocenę panującej w komórce organizacyjnej atmosfery pracy)
|
1 2 3
4 5
|
|
|
5 |
Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? |
|
|
|
6 |
Jak ocenia Pan/Pani przydatność, efektywność szkoleń w których brał/ła Pani/Pan udział w 2020 roku?
SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza niską przydatność, a 5 oznacza bardzo dużą przydatność szkoleń)
|
1 2 3
4 5
|
|
|
7 |
Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? |
|
|
|
8 |
Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)? |
|
|
|
9 |
Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? |
|
|
|
10 |
Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? |
|
|
|
11 |
Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? |
|
|
|
CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM |
|||
|
12 |
Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Urzędu? |
|
|
|
13 |
Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? |
|
|
|
14 |
Czy cele i zadania Pani /Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? – należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 13 brzmi TAK |
|
|
|
15 |
Czy w Pana/Pani komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań (np. poprzez sporządzenie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? |
|
|
|
16 |
Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej podejmuje się wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych? |
|
|
|
17 |
Czy o istotnych zagrożeniach w realizacji zadań i obowiązków informuje Pani/Pan bezpośredniego przełożonego? |
|
|
|
MECHANIZMY KONTROLI |
|||
|
18 |
Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do aktualnych procedur/instrukcji obowiązujących w Urzędzie (np. poprzez Internet)? |
|
|
|
19 |
Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/Pana? |
|
|
|
20 |
Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)? |
|
|
|
21 |
Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? |
|
|
|
22 |
Czy znane są Pani/Panu obowiązujące w Urzędzie mechanizmy (procedury) mające za zadanie utrzymywać ciągłość działalności Urzędu na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii systemu informatycznego)? |
|
|
|
23 |
Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii, itp.)? |
|
|
|
24 |
Czy Pani/Pana zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? |
|
|
|
25 |
Czy w Pani/Pana wydziale są ustalone zasady zastępstw na Pani/Pana stanowisku pracy? |
|
|
|
26 |
Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? |
|
|
|
27 |
Czy Pani/Pan podczas wykonywania powierzonych zadań przetwarza dane osobowe? |
|
|
|
28 |
Czy Pani/Pan posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz podpisane oświadczenie o przeszkoleniu w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych? |
|
|
|
INFORMACJA I KOMUNIKACJA |
|||
|
29 |
Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań? |
|
|
|
30 |
Czy postawa osób na stanowiskach kierowniczych w Pani/Pana komórce organizacyjnej zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań komórki organizacyjnej? |
|
|
|
31 |
Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc? |
|
|
|
32 |
Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? |
|
|
|
33 |
Czy Pani/Pana zdaniem istniejący w Urzędzie przepływ informacji oraz komunikacja pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi jest wystarczający do tego aby sprawnie i terminowo realizować zadania i obowiązki (w szczególności dotyczy to tych zadań, w które zaangażowanych jest więcej niż jedna komórka organizacyjna)?
SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że zarówno przepływ i informacji jak i komunikacja funkcjonuje na bardzo niskim poziomie i stanowi utrudnienia w sprawnym i terminowym realizowaniu zadań, a 5 oznacza, że system komunikacji i przepływu informacji, jaki funkcjonuje w Urzędzie jest wystarczający do tego aby sprawnie i terminowo realizować zadania).
|
1 2 3
4 5 |
|
|
34 |
Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników Urzędu z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie? |
|
|
|
MONITOROWANIE I OCENA |
|||
|
35 |
Czy Pani/Pan ma możliwość zgłaszania bezpośredniemu przełożonemu uwag i sugestii w zakresie uprawnienia wykonywanej pracy? |
|
|
|
36 |
Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Urzędzie zasad, procedur, instrukcji itp.? |
|
|
|
37 |
Czy Pani/Pan wie na czym polega kontrola zarządcza i jaki jest jej cel? |
|
|
|
38 |
Czy zna Pani/Pan standardy kontroli zarządczej i ich cele? |
|
|
|
39 |
Czy w ciągu ostatniego roku w Pani/Pana komórce organizacyjnej była przeprowadzona kontrola wewnętrzna, zewnętrzna lub audyt wewnętrzny? |
|
|