Protokół nr 12/6/2025 z dnia 4 września 2025 r.

PROTOKÓŁ 12/6/2025

KOMISJA REWIZYJNA

posiedzenie w dniu 4 września 2025 r.

Posiedzeniu przewodniczył radny Piotr Chojnacki - Przewodniczący Komisji Rewizyjnej.

Obecni, jak w załączonej liście obecności.

Radni nieobecni: Pan Sylwester Łatka, Pan Marek Chruściel, Pan Alex Szczyrba.

Radna spóźniona- Pani Kazimiera Bednarska.

Zaproszeni:

Pan Paweł Niedźwiedź- Burmistrz Sandomierza,

Pani Monika Dębowska- Audytor wewnętrzny Urzędu Miejskiego (czyt.: UM),

Pani Edyta Duma- Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami UM,

Pani Monika Hill- Kierownik Referatu Opłat, Podatków i Windykacji UM.

Obecni:

Ad.1

Otwarcie obrad, stwierdzenie quorum.

Pan Piotr Chojnacki powitał obecnych, stwierdził na podstawie listy obecności prawomocność obrad i otworzył posiedzenie  Komisji Rewizyjnej.

Ad. 2

Przyjęcie porządku obrad.

Przewodniczący mając quorum wśród Państwa radnych odczytał porządek obrad i przystąpił do głosowania.

1.Otwarcie obrad, stwierdzenie quorum.

2.Przyjęcie porządku obrad.

3.Omówienie punktu z planu pracy komisji na 2025 rok pt. „Spotkanie
z audytorem wewnętrznym. Przyjęcie informacji o prowadzonych kontrolach.”

4.Omówienie punktu z planu pracy komisji na 2025 rok dot. przeprowadzenia analizy rentowności gminnych lokali użytkowych wynajętych pod działalność gospodarczą pod względem kosztów utrzymania obiektów na przestrzeni lat 2023-2024.

5.Sprawy różne, wnioski komisji.

6.Zamknięcie obrad.

Głosowano- 5 „za”- jednogłośnie.

Ad.3

Omówienie punktu z planu pracy komisji na 2025 rok pt. „Spotkanie
z audytorem wewnętrznym. Przyjęcie informacji o prowadzonych kontrolach.”

Do obrad komisji dołączyła spóźniona radna Kazimiera Bednarska.

Przewodniczący komisji na wstępie swej wypowiedzi nawiązał do posiedzenia z 2024 roku, podczas którego została omówiona kontrola Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego (czyt.:TMSZB)  pod kątem ogólnej oceny działalności. Audyt został przeprowadzony w dniach od 15 lipca 2024 roku do 18 października 2024 roku i obejmował lata 2022-2024. Radny Piotr Chojnacki wobec powyższego, poprosił obecną Panią Monikę Dębowską o udzielenie informacji w zakresie szczegółowego omówienia realizacji 20 zaleceń i rekomendacji przeprowadzonych podczas czynności sprawdzających w targowiskach miejskich. Poprosił o dokładne zreferowanie niezrealizowanych lub tych, które są w trakcie realizacji.

Pani Monika Dębowska kolejno przedstawiła:

1.Przestrzegać zapisów instrukcji kasowej oraz każde przeprowadzenie kontroli udokumentować sporządzając protokół.

W lutym i marcu 2025 r. nie została przeprowadzona kontrola kas, która powinna odbywać się zgodnie z pkt. 4 instrukcji kasowej obowiązującej
w zakładzie nie rzadziej niż raz w miesiącu. Ponadto, audytor zwrócił uwagę na fakt, i dołączone do protokołu kontroli raporty zmiany w przypadku kasy mobilnej nr 1 posiadają dłuższą datę rozliczenia.

2.Dokonać przeglądu i dostosować zapisy w regulaminie rezerwacji na targowisku. 

W momencie przeprowadzenia czynności w zakładzie budżetowym nadal obowiązuje stary regulamin rezerwacji. Przygotowany projekt uchwały
w sprawie zmiany regulaminu Nr XXXIX/493/2017 Rady Miasta Sandomierza z dnia 30 marca 2017 roku wraz z załącznikami miał zostać wprowadzony do czerwcowej sesji rady po uprzednim wprowadzeniu systemu wyjazdowego.

3.Zwiększyć nadzór nad terminowością wnoszonych opłat za rezerwacje stanowisk handlowych.

W 2025 roku nie przeprowadzono kontroli rezerwacji miejsc handlowych. Dopiero 26 maja 2025 roku w czasie trwania czynności sprawdzających w obecności audytora skontrolowano 70 stanowisk handlowych. Obowiązujący regulamin z 2017 roku nie posiada uregulowań do kontroli poboru opłaty targowej.

Radny Piotr Chojnacki zwrócił uwagę na potrzebę unowocześnienia systemu rezerwacji oraz wizualizacji i wyboru miejsc przez potencjalnego klienta. Ponadto, zwrócił się z pytaniem do włodarza miasta o udzielenie informacji, ile jest miejsc rezerwowych na placu targowym w sobotę i poniedziałek oraz jaki jest to procent wykorzystanych miejsc z tyt. rezerwacji? 

W toku dyskusji członkowie komisji zaapelowali o dokonanie koniecznych zmian w kontekście rzetelnego poboru opłat przez inkasentów oraz instalacji systemu wyjazdowego z placu targowego w celu uniemożliwienia sprzedaży oraz przeładunku towarów w niedozwolonych miejscach.

4.Dołożyć należytej staranności poboru opłaty targowej przez inkasentów przy tzw. „kontroli lotnej”.

W dniu 18 grudnia 2024 roku została przeprowadzona na giełdzie kontrola ważności biletów wjazdu na plac handlowy. Na 40 samochodów 6 nie posiadało ważnych biletów. W dniu 21 maja 2025 roku ponownie dokonano kontroli biletów 50 pojazdów jednak nadal zdarzały się rozbieżności. Pani Monika Dębowska dodała, że dopóki nie zostanie wprowadzony system wyjazdowy TMSZB nie unikną przypadków wyjazdów samochodów przed opłaceniem nieważnego już biletu.

5.Wdrożyć elektroniczny system ewidencji pojazdów wyjeżdzających, umożliwiający weryfikację wniesionych opłat.

W dniu 25 kwietnia 2025 roku zakład budżetowy zawarł umowę z firmą AGE Elektryka Sp. z o.o na wykonanie prac budowlano- elektrycznych niezbędnych do uruchomienia systemu informatycznego kontroli wjazdów zintegrowanego z istniejącym systemem kontroli wyjazdów na placu targowym. Termin realizacji umowy ustalona na dzień 26 maja 2025 roku.

6.Opracować i wdrożyć zasady użytkowania pojazdu stanowiącego własność zakładu budżetowego zgodnie z obowiązującym stanem pojazdu (…)

Podczas czynności sprawdzających audytor stwierdził nieprawidłowości
w wypełnianiu kart drogowych.

Pan Paweł Niedźwiedź oznajmił, że zleci audytorowi wewnętrznemu kontrolę funkcjonowania systemu wyjazdowego z giełdy w celu weryfikacji dokładności i skuteczności. Ponadto, przypomniał różnicę poboru opłaty: rezerwacyjnej, targowej, eksploatacyjnej. Opłata rezerwacyjna trafia do kasy zakładu budżetowego, a opłata targowa do kasy gminy. Członkowie komisji dyskutowali o zależnościach między opłatą targową a rezerwacyjną.

Salę obrad opuścił radny Tadeusz Prokop.

Radny Piotr Chojnacki zapytał obecnych o pytania bądź uwagi. Wobec ich braku poprosił audytora o przedłożenie informacji w zakresie zadania audytowego pt. Ocena udzielania i rozliczania dotacji z budżetu miasta na zadanie zlecone pn. „Prowadzenie szkolenia w zakresie piłki nożnej w latach 2019-2023”. Pani Monika Dębowska dodała, że jednostką, w której przeprowadzono zadanie audytowe był Sandomierski Klub Sportowy „Wisła”. Czynności sprawdzające trwały od 25.11.2024 r. do 14.03.2025 r.  W ramach kontroli wydano 9 zaleceń m.in.:

- statut i jego zmiany podejmować w formie uchwał,

- w sprawozdaniu wykazywać dane zgodne ze stanem faktycznym,

- do ewidencji księgowej ujmować wyłącznie dowody spełniające cechy dowodów księgowych określonych przepisami prawa w myśl ustawy o rachunkowości,

- w przypadku prowadzenia gospodarki kasowej określić zasady oraz ustalić wysokość pogotowia kasowego,

- w sporządzonym sprawozdaniu wskazywać koszty merytorycznie związane z realizacją zadania publicznego,

- ewidencję księgową prowadzić w sposób ściśle  określony w myśl ustawy o rachunkowości,

- przy regulowaniu zobowiązań gotówką i przyjmowaniu wpłat gotówkowych zapewnić prawidłowe dokumentowanie tych operacji,

- dokonać zwrotu dotacji w nadmiernej wysokości w łącznej kwocie 17.807,32 zł wraz z odsetkami na konto zleceniodawcy.

Mówczyni dodała, że na podstawie wyników audytu i zgodnie z zapisami art. 252 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych dotacja ustalona jako wydatkowana niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie 20.048,49 zł uległa przedawnieniu i nie podlega zwrotowi w myśl art. 70§ 1 ordynacji podatkowej.

Przewodniczący komisji zwrócił uwagę na nowy zarząd klubu sportowego i wyraził nadzieję na uniknięcie w przyszłości błędów poprzedników.

Członkowie komisji zapytali o poziom dotacji z gminy na piłkę nożną, poziom zadłużenia klubu, a także o sposób spłaty zaległości. Włodarz miasta oznajmił, że w przyszłym roku zostanie zlecona kontrola klubu w celu monitorowania działalności i rozliczenia dotacji z budżetu gminy. Dodał, że niedługo zostanie podpisana umowa na budowę boiska treningowego zlokalizowanego na osiedlu Mokoszyn.

        Radny Piotr Chojnacki przystąpił do omówienia kolejnego audytu tym razem w Straży Miejskiej trwającego od 16.07.2025 r. do 08.08.2025 r.
Pani Monika Dębowska oznajmiła, że kontrola dotyczyła: instrukcji prowadzenia kontroli opłat parkingowych oraz anulowania opłaty dodatkowej, w tym mandatów oraz obowiązków i uprawnień pracowniczych strażników. Burmistrz Sandomierza powiedział, że Straż Miejska boryka się z brakami kadrowymi. Obecnie został ogłoszony kolejny nabór na wolne stanowiska funkcjonariuszy. W związku z powyższym, została zawarta umowa zlecenie z firmą zewnętrzną dla trzech osób na zwiększenie skuteczności egzekwowania opłat parkingowych.

Z kolei, audyt np. „Ocena organizacji i wybranych elementów gospodarki finansowej Miejskiej Biblioteki Publicznej”, który rozpoczął się w dniu 09.06.2025 r. na wniosek burmistrza  został przerwany z dniem 14.07.2025r. Pan Paweł Niedźwiedź zadeklarował jego kontynowanie.  

Przewodniczący komisji podziękował za obecność Pani Monice Dębowskiej. Wobec braku pytań przystąpił do kolejnego punktu porządku obrad.

Ad. 4

Omówienie punktu z planu pracy komisji na 2025 rok dot. przeprowadzenia analizy rentowności gminnych lokali użytkowych wynajętych pod działalność gospodarczą pod względem kosztów utrzymania obiektów na przestrzeni lat 2023-2024.

        Radny Piotr Chojnacki poprosił Burmistrza Sandomierza o udzielenie informacji w zakresie ww. punktu. Włodarz miasta poinformował, że gmina posiada w swoim zasobie 97 lokali użytkowych, w tym 5 wolnych na ul.:

Opatowskiej 3,  Sokolnickiego 10, Żółkiewskiego 3c, Długosza 4, Mariackiej 1. Na wspomniane wyżej wolne lokale użytkowe były publikowane ogłoszenia przetargowe jednak ze względu na brak zainteresowania kończyły się negatywnie. Pan Paweł Niedźwiedź omówił skalę kosztów z tyt. powierzenia zarządzania i administrowania budynkami i lokalami będącymi własnością gminy ponoszone na rzecz PGKIM w Sandomierzu Sp. z o. o w sierpniu 2025 r. za lokale mieszkalne, użytkowe oraz lokale będące we wspólnotach mieszkaniowych. Dodał, że przedsiębiorcy płacą czynsze w wysokości ustalonej w drodze licytacji stawki za 1 m² .

Pan Paweł Niedźwiedź omówił skalę zadłużenia z tyt. opłaty czynszu za najem w lokalach użytkowych.

        Przewodniczący wobec braku pytań przystąpił do kolejnego punktu porządku obrad.

Ad.5

Sprawy różne. Wnioski komisji.

Salę obrad opuścił radny Janusz Sobolewski.

Przewodniczący komisji powiadomił o zwrocie do nadawcy udzielonej odpowiedzi na pismo Pana J.S.* ws . „uzupełnienia do pisma z dnia 22 maja 2025 r. o udzielenie informacji publicznej w sprawie reklamy radnego Tadeusza Prokopa wraz z korespondencją z Wód Polskich w kwestii prowadzenia i/lub reprezentowania działalności gospodarczej pn. Żegluga Śródlądowa- Tadeusz Prokop, ul. Portowa 16, 27-600 Sandomierz”.

Radny Piotr Chojnacki odczytał treść niniejszej odpowiedzi.

Ad. 6

Zamknięcie obrad.

Radny Piotr Chojnacki stwierdził wyczerpanie porządku obrad i zamknął

posiedzenie komisji.

Piotr Chojnacki– Przewodniczący Komisji

Podpisy obecnych członków Komisji Rewizyjnej:

1. Kazimiera Bednarska-

…………………………………………………………………………………………………

2. Marzena Martyńska –

………………………………………………………………………………………………….

3. Janusz Poński –

…………………………………………………………………………………………………..

4. Tadeusz Prokop –

………………………………………………………………………………………………….

5. Janusz Sobolewski –

…………………………………………………………………………………………………

*) Dane osobowe osób prywatnych zostały zanonimizowane (art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej – Dz.U.2020.2176 j.t.), i art. 5 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 2016/679 (RODO) z dnia 27.04.2016 r. (Dz.U.UE.L.2016.119.1). Anonimizacji dokonała: Marlena Lasek –inspektor w Wydziale Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Sandomierzu

Protokołowała:
Marlena Lasek
inspektor
Wydział Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Sandomierzu