Protokół nr 6/6/2024 z dnia 4 grudnia 2024 r.
PROTOKÓŁ 6/6/2024
KOMISJA REWIZYJNA
posiedzenie w dniu 4 grudnia 2024 r.
Posiedzeniu przewodniczył radny Piotr Chojnacki - Przewodniczący Komisji Rewizyjnej.
Obecni, jak w załączonej liście obecności.
Radni nieobecni: Pani Kazimiera Bednarska, Pani Agnieszka Frańczak- Szczepanek, Pan Janusz Poński, Pan Alex Szczyrba.
Zaproszeni:
Pan Paweł Niedźwiedź- Burmistrz Sandomierza,
Pan Janusz Stasiak- Dyrektor Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego (czyt.: TMSZB),
Pani Ewa Gleń- Kierownik TMSZB,
Pani Monika Dębowska- Wieloosobowe stanowisko ds. audytu wewnętrznego i kontroli (czyt.: AWiK),
Pani Małgorzata Płaza- Skowron- Redaktor Tygodnika Nadwiślańskiego.
Ad.1
Otwarcie obrad, stwierdzenie quorum.
Pan Piotr Chojnacki powitał obecnych, stwierdził na podstawie listy obecności prawomocność obrad i otworzył posiedzenie Komisji Rewizyjnej.
Ad. 2
Przyjęcie porządku obrad.
Przewodniczący mając quorum wśród Państwa radnych odczytał porządek obrad i zaproponował zmianę kolejności punktów: punkt 3 przesunąć
w miejsce punktu 5. Zapytał członków komisji o uwagi bądź propozycje zmian. Wobec ich braku przystąpił do głosowania zmienionego porządku obrad.
1.Otwarcie obrad, stwierdzenie quorum.
2.Przyjęcie porządku obrad.
3.Analiza audytu działalności Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego w Sandomierzu- wnioski.
4.Przyjęcie sprawozdania z działalności pracy komisji za 2024 rok.
5.Przyjęcie planu pracy komisji na 2025 rok.
6.Sprawy różne. Wnioski komisji.
7.Zamknięcie obrad.
Głosowano- 6 „za”- jednogłośnie.
Ad.3
Przyjęcie sprawozdania z działalności pracy komisji za 2024 rok.
Radny Piotr Chojnacki oświadczył, że ww. sprawozdanie oraz plan pracy komisji na 2025 rok został wcześniej rozesłany drogą elektroniczną przez pracownika biura rady. Zapytał członków komisji o pytania bądź uwagi do treści sprawozdania z działalności pracy komisji za 2024 rok.
Wobec ich braku przewodniczący komisji przystąpił do głosowania.
Głosowano- 6 „za”- jednogłośnie.
Ad.4
Przyjęcie planu pracy komisji na 2025 rok.
Przewodniczący komisji ponownie zapytał członków o uwagi bądź pytania do treści planu.
Wobec ich braku przystąpił do głosowania.
Głosowano- 6 „za”- jednogłośnie.
Ad.5
Analiza audytu działalności Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego w Sandomierzu- wnioski.
Radny Piotr Chojnacki nawiązał do poprzedniego posiedzenia komisji z dnia 25 listopada br., podczas którego Komisja Rewizyjna zapoznała się z przeprowadzonymi zadaniami audytowymi i kontrolami, które miały miejsce w 2024 roku. Przewodniczący komisji odniósł się do przygotowanej przez Panią Monikę Dębowską informacji o zaleceniach i rekomendacjach wydanych dla audytu pn. „Ocena działalności Targowisk Miejskich Samorządowego Zakładu Budżetowego w Sandomierzu”. Treść przytoczonej informacji znak: AWiK.1721.1.2024 z dnia 25.11.2024 r. została rozesłana do członków komisji przez pracownika biura rady w celu wcześniejszego zapoznania się z treścią. Audytor dodała, że wstępne wyniki z przeprowadzonego audytu zostały podpisane przez kontrolowanego tj. TMSZB. Kontrolowany ma 14 dni na przedłożenie do burmistrza swojego stanowiska.
Radny Piotr Chojnacki zwrócił się do audytora oraz dyrektora TMSZB
o przedłożenie do Komisji Rewizyjnej stosownych wyjaśnień.
Przewodniczący komisji przystąpił do omówienia każdego punktu
z zaleceń pokontrolnych targowisk zwracając uwagę na:
PUNKT III. Dokonać przeglądu i dostosować zapisy w regulaminie rezerwacji na targowisku.
- brak zaktualizowanego adresu mailowego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Sandomierzu oraz Zakładu Gospodarki Komunalnej,
-brak zaktualizowanego Regulaminu targowiska miejskiego przy
ul. Przemysłowej w Sandomierzu (Nr uchwały XXXIX/493/2017 Rady Miasta Sandomierza z dnia 30 marca 2017 r.),
PUNKT V. Rozszerzyć i wdrożyć system informatyczny w zakresie kontroli opłat za rezerwacje miejsc handlowych.
- brak regulaminu opłaty z tytułu rezerwacji miejsca na placu targowym wraz z jego publikacją na stronie internetowej targowisk,
- brak elektronicznego systemu rezerwacji,
PUNKT VI. Każdorazowo dokonywać rzetelnego sprawdzenia dokumentów.
- brak bieżącego blankietu opłaty przez inkasenta,
PUNKT VII. Stosować się do zapisów ustawy o rachunkowości dotyczących nanoszenia zmian na dowodach.
- różnice kwot na dowodach wpłat,
PUNKT. IX Sprawować większą kontrolę nad przekazywaniem przychodów
z opłaty targowej do Urzędu Miasta.
- różnice wpłat z tyt. opłaty targowej i nieprzekazanie jej do urzędu za bieżący rok w okresie od stycznia do września po wprowadzeniu nowego systemu.
Radny Piotr Chojnacki dodał, że nie można pozwolić na to, aby system był nieszczelny. Kwota musi być zgodna i równa z wyliczeniami.
PUNKT XII. Wdrożyć elektroniczny system ewidencji pojazdów wjeżdżających, umożliwiający weryfikację wniesionych opłat.
Przewodniczący komisji oświadczył, że po wielomilionowej przebudowie placu targowego system ewidencji pojazdów powinien być czytelny i transparentny. Brak systemu wyjazdowego ewidencji pojazdów z giełdy jest niezbędny. Ponadto radny dodał, że wskazanym rozwiązaniem byłoby ustawienie automatu biletowego, który byłby przejrzystym sposobem na sprawdzenie czy wyjeżdzający musi dopłacić za wydłużony postój na placu targowym.
PUNKTY XIII, XIV, XV,XVI, XVII dot. spraw pracowniczych i wynagrodzeń zostały na bieżąco poprawione.
PUNKT XIX. Zintensyfikować działania w zakresie kontroli zarządczej
w zakładzie budżetowym, przede wszystkim w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, wyznaczaniem celów i zadań oraz zarządzania ryzykiem.
Pan Janusz Stasiak oznajmił, że kwestie z procedurami wewnętrznymi oraz corocznej samooceny pracowników zostały uregulowane.
Przewodniczący komisji przystąpił do omówienia zapisów Regulaminu targowiska miejskiego przy ul. Przemysłowej w Sandomierzu uchwalonego uchwałą Nr XXXIX/493/2017 Rady Miasta Sandomierza z dnia 30 marca 2017 roku. Mówca odniósł się do:
§1. –Targowisko przy ul. Przemysłowej czynne jest (…)
- brak rozszerzonego zapisu o funkcjonującej giełdzie w piątek od godz. 18.00 oraz poniedziałku,
- przestarzały zapis dot. „Giełdy Samochodowej” ze względu na to, iż sobotę odbywa się sprzedaż wielobranżowa.
ust.4.- Nadzór nad targowiskiem sprawuje Wydział Nadzoru Komunalnego Urzędu Miejskiego w Sandomierzu.
Przewodniczący komisji zawnioskował do Burmistrza Sandomierza o przygotowanie informacji związanej z przeprowadzonymi kontrolami Wydziału Nadzoru Komunalnego Urzędu Miejskiego oraz udostępnienie treści protokołów z kontroli do wglądu Komisji Rewizyjnej.
Głosowano- 6 „za”- jednogłośnie.
ust.5b.– zorganizowanie należytej informacji dla klientów targowiska
Wniosek o przygotowanie regulaminu rezerwacji dla klientów placu targowego oraz publikacja na stronach internetowych zakładu i BIP.
Głosowano- 6 „za”- jednogłośnie.
ust.h.- prowadzenie pełnego monitoringu pojazdów wjeżdżających i wyjeżdzających z targowiska
Przewodniczący komisji odniósł się do poprzedniego posiedzenia komisji z dnia 25 listopada br., podczas którego został poruszony temat monitoringu na placu targowym przy ul. Przemysłowej.
Z informacji udzielonych przez Pana Janusza Stasiaka okazuje się, że na całej giełdzie znajduje się 85 kamer. Mówca dodał, że nie ma wygospodarowanej osoby obserwującej całodobowo obraz z kamer. Kamery z giełdy nie są podłączone do miejskiego monitoringu oprócz jednej skierowanej na wjazd z ul. Przemysłowej. Dyrektor TMSZB dopowiedział, że zdarzają się częste awarie kamer na placu. Reklamacja został zgłoszona do wykonawcy, ponieważ sprzęt obejmuje gwarancja. Ponadto, zdaniem mówcy należy doświetlić dodatkowo wjazd na giełdę od ul. Przemysłowej oraz ustawić tylne kamery w celu wyeliminowania ew. oszustw zmiany tablic rejestracyjnych przez potencjalnych klientów. Dyrektor TMSZB oznajmił, że w trakcie inwestycji zrezygnowano z modułu systemu wyjazdowego zapewne z powodu ograniczenia wydatków.
Radny Piotr Chojnacki nawiązał do słów przedmówcy i dodał, że mimo braku systemu wyjazdowego z placu żadna z kamer nie była ustawiona na bramę wyjazdową pojazdów.
Pan Paweł Niedźwiedź oznajmił, że dopiero w okresie wakacyjnym informatyk Urzędu Miejskiego zmienił ustawienie kamer i skierował na bramę wyjazdową z giełdy. Burmistrz zaakcentował podstawową kwestię zadając następujące pytania: „Dlaczego osoby, które sprawują nadzór nad tą inwestycją, nad gospodarowaniem środków publicznych, na wydatkowaniem ze środków budżetu w wysokości 18.000.000,00 zł nie dołożyły należytej staranności, żeby to działało?” „Kto miał nadzór nad realizacją tej inwestycji polegającej na przebudowie placu targowego?” Pan Paweł Niedźwiedź oznajmił, że na podstawie protokołu z kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach wynika, że Pan Janusz Stasiak pobierał dodatek finansowy z tego tytułu. Włodarz zapytał: „Kiedy został zakończony remont giełdy?” Po czym wyjaśnił, że od grudnia 2023 roku czyli momentu zakończenia inwestycji, dyrekcji i kierownictwu targowisk zajęło ponad pół roku, aby dojść do wniosku, że system wyjazdowy z giełdy jest potrzebny.
Dyrektor TMSZB w odpowiedzi przekazał, że prowadził nadzór nad funkcjonowaniem targowisk oraz dwóch spółek miejskich PEC i PGKIM.
Dodał, że był tzw. Wydział Rozwoju Promocji i Inwestycji Urzędu Miejskiego, który zajmował się inwestycją od fazy projektowania, przez zamówienia publiczne oraz realizację.
Przewodniczący komisji poprosił burmistrza oraz Pana Janusza Stasiaka o dostosowanie warunków giełdy do zapisów w ww. punkcie. Radny Piotr Chojnacki oznajmił, że należy poszukać dodatkowych środków pieniężnych na podłączenie systemu wyjazdowego z giełdy.
Pan Janusz Stasiak dodał, że poczynił kroki w sierpniu br. i skontaktował się z firmą z Katowic, która przedstawiła ofertę realizacji systemu wyjazdowego
w kwocie ok. 30.000zł.
Radny Piotr Chojnacki zawnioskował o podjęcie kroków zmierzających do podłączenia systemu wyjazdowego z giełdy pojazdów w celu prowadzenia rzetelnej kontroli wjeżdżających i wyjeżdzających aut oraz dostosowanie warunków giełdy do zapisów w regulaminie w §1 ust.5h.
Głosowano- 6 „za”- jednogłośnie.
ust.7 – Osobami uprawnionymi do kontroli opłaty targowej są: Policja, Straż Miejska, osoba upoważniona przez Administratora targowiska.
Radny Piotr Chojnacki zapytał kto jest upoważnioną osobą przez Administratora targowiska? Pan Janusz Stasiak oznajmił, że jest to kierownik zakładu, kierownik placu targowego oraz osoby wyznaczone przez któregoś z nich.
Przewodniczący komisji zawnioskował o rozszerzenie zapisu w regulaminie targowisk w §1 ust. 7 poprzez dodanie osoby wyznaczonej przez burmistrza z Wydziału Nadzoru Komunalnego Urzędu Miejskiego.
Głosowano- 6 „za”- jednogłośnie.
§8 ust.1- (…) Zapłata opłaty targowej następuje gotówką do rąk inkasenta przy bramie wjazdowej. (…)
Radny Piotr Chojnacki zapytał czy opłatę targową można uiścić poprzez elektroniczne formy płatności? Pan Janusz Stasiak oznajmił, że poprzez system elektroniczny można zapłacić tylko opłatę rezerwacyjną lub eksploatacyjną.
Przewodniczący komisji zawnioskował o umożliwienie elektronicznej opłaty targowej klientom targowiska.
Głosowano- 6 „za”- jednogłośnie.
§9- Zabrania się wjeżdżania na teren placu targowego w celu innym niż prowadzenie sprzedaży. Osoby przyjeżdzające w celu dokonania zakupów lub w innym celu zobowiązane są do korzystania z parkingów położonych
w sąsiedztwie placu targowego.
Przewodniczący komisji oświadczył, że zapis jest nie do końca czytelny. Zapytał Dyrektora TMSZB o możliwość wprowadzenia innej opodatkowanej opłaty na podstawie porównania do innych giełd np. w Broniszach.
Radny Piotr Chojnacki zawnioskował o sprawdzenie możliwości prawnej urealnienia i doprecyzowanie zapisu w §9 regulaminu w celu odzwierciedlenia stanu faktycznego funkcjonowania giełdy w kontekście pobierania opłat od kupujących.
Głosowano- 6 „za”- jednogłośnie.
W toku dyskusji zauważono brak ponumerowanych miejsc dla klientów, które usprawniłyby poruszanie się po placu targowym oraz rozważano rozmieszczenia wag na wjeździe i wyjeździe z giełdy, aby wyeliminować ew. błędy tonażu.
Salę obrad opuścił radny Janusz Sobolewski. Komisja nie posiada quorum.
Przewodniczący komisji przystąpił do omówienia Uchwały Nr V/56/2024 Rady Miasta Sandomierza z dnia 25 września 2024 r. zmieniająca uchwałę Nr XVII/193/2020 Rady Miasta Sandomierza z dnia 23 stycznia 2020 r. w sprawie określenia wysokości jednorazowych dziennych stawek opłaty targowej.
Radny Piotr Chojnacki zapytał o lokalizację w cenniku stanowiącego Zał. Nr 1 i 2 do niniejszej uchwały zapisu mówiącego o tym, że dokonana opłata rezerwacja zwalnia z opłaty targowej za m2. Mówca poprosił o wyjaśnienie dot. opłat za domiar.
Włodarz zwrócił uwagę na fakt, że pieniądze z opłaty rezerwacyjnej w całości wpływają na konto zakładu budżetowego targowisk, z kolei z opłaty targowej do budżetu gminy.
Radny Piotr Chojnacki zasugerował, aby w tabeli uchwały Zał. Nr 2 dodać pkt 15. w celu rozdzielenia opłaty rezerwacyjnej od opłaty targowej na zasadzie abonamentu z określeniem powierzchni poza samochodem.
Dochód z powyższego powinien wpływać do budżetu gminy. Dopytał o miesięczne przychody zakładu z tyt. opłaty rezerwacyjnej. Pan Janusz Stasiak odparł, że ok. 500 miejsc jest zarezerwowanych a dochód roczny wynosi ok. 600.000,00zł brutto. Przewodniczący komisji stwierdził, że powyższa kwota powinna wpływać do budżetu gminy.
Radny Piotr Chojnacki zapytał o powód spadku przychodów zakładu targowego na przestrzeni lat. Poprosił o umieszczenie na stronie targowisk miejskich wizualizacji placu wraz z rozpisaniem sektorów i możliwych miejsc rezerwacyjnych. Ponadto, zwrócił się do dyrektora TMSZB o przedłożenie do komisji informacji dot. zestawienia statystyki wjazdów samochodów na targowicę oraz wpływów z tyt. opłaty targowej w rozbiciu na poszczególne lata.
Pan Janusz Stasiak odparł, że podsumowujące roczne sprawozdanie
z działalności placu targowego zostanie przekazane na ręce burmistrza
w styczniu 2025 roku.
Przewodniczący komisji zreasumował obrady informując, że kolejne posiedzenie komisji zostanie zwołane w połowie stycznia 2025 r.
w celu weryfikacji wcielenia w życie zaleceń pokontrolnych przez targowiska miejskie. Pan Paweł Niedźwiedź dodał, że w pierwszym kwartale 2025 r. audytor Urzędu Miejskiego ponownie uda się na zbadanie poziomu wykonania rekomendacji wydanych podczas przeprowadzonego audytu.
Ad.6
Sprawy różne. Wnioski komisji.
Przewodniczący komisji podczas trwania dyskusji w pkt.5 na bieżąco formułował wnioski i poddawał pod głosowanie.
Ad.7
Zamknięcie obrad.
Radny Piotr Chojnacki stwierdził wyczerpanie porządku obrad i zamknął posiedzenie komisji.
Piotr Chojnacki- Przewodniczący komisji
Protokołowała:
Marlena Lasek
inspektor
Wydział Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Sandomierzu