Protokół nr 5/5/2024 z dnia 25 listopada 2024 r.
Protokół Nr 5/5/2024
Komisja Rewizyjna
posiedzenie w dniu 25 listopada 2024 roku
Posiedzeniu przewodniczył radny Piotr Chojnacki przewodniczący Komisji Rewizyjnej.
Obecni jak w załączonej liście obecności.
Radni nieobecni: Sylwester Łatka, Alex Szczyrba – radni usprawiedliwieni.
Zaproszeni:
Paweł Niedźwiedź – Burmistrz Miasta Sandomierza;
Andrzej Bolewski – Przewodniczący Rady Miasta Sandomierza;
Monika Dębowska – Audytor wewnętrzny Urzędu Miejskiego w Sandomierzu;
Aleksandra Zbyradowska – inspektor Referatu Pozyskiwania Środków Zewnętrznych Urzędu Miejskiego w Sandomierzu.
Ad. 1.
Otwarcie obrad, stwierdzenie quorum.
Radny Piotr Chojnacki przewodniczący komisji stwierdził quorum, obecnych na posiedzeniu jest 7 radnych i otworzył posiedzenie Komisji Rewizyjnej.
Ad. 2.
Przyjęcie porządku obrad.
Radny Piotr Chojnacki przewodniczący komisji przedstawił proponowany projekt porządku obrad, jak niżej i poprosił o zgłaszanie ewentualnych uwag.
1.Otwarcie obrad, stwierdzenie quorum.
2.Przyjęcie porządku obrad.
3.Realizacja punktu pracy komisji na 2024 rok – spotkanie z audytorem wewnętrznym. Przyjęcie informacji z przeprowadzonych kontrolach.
4.Omówienie zasad i regulaminu sandomierskiego budżetu obywatelskiego na 2025 rok;
5.Sprawy różne. Wnioski komisji.
6.Zamknięcie obrad.
Uwag nie zgłoszono.
Następnie poddał projekt porządku obrad pod głosowanie.
Głosowano- 7 „za” – jednogłośnie.
Ad. 3.
Realizacja punktu pracy komisji na 2024 rok – spotkanie z audytorem wewnętrznym. Przyjęcie informacji z przeprowadzonych kontrolach.
Monika Dębowska – Audytor wewnętrzny Urzędu Miejskiego w Sandomierzu powiedziała, że część kontroli zaplanowanych w 2024 roku były przeprowadzane razem z Panem Tomaszem Ćwiertnią.
W 2024 roku były przeprowadzone 3 audyty wewnętrzne oraz 1 kontrola w:
a)Urzędzie Miejskim pod kontem oceny wydatkowania środków budżetowych przeprowadzony w dniach od 20 września 2023 roku do 17 października 2023 roku. Decyzją Burmistrza został on przerwany a następnie wznowiony od 7 lutego 2024 roku do 20 marca 2024 roku;
b)Kontrola planowanych i realizowanych inwestycji w PGKiM w dniach od 2 kwietnia 2024 roku do 5 kwietnia 2024 roku;
c) Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji pod kontem oceny działalności ośrodka przeprowadzony w dniach od 20 maja 2024 roku do 31 maja 2024 roku;
d)Targowisku Miejskim samorządowym zakładzie budżetowym pod kontem ogólnej oceny działalności przeprowadzony w dniach od 15 lipca 2024 roku do 18 października 2024 roku. Kontrola obejmowała lata 2022-2024.
W kontrolach tych sprawdzany był: statut instytucji, regulamin organizacyjny, polityka rachunkowości, instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, regulamin pracy, wynagradzania i inne wewnętrzne uregulowania. Ponadto kontroli poddano zarządzanie zasobami ludzkim tj. struktura zatrudnienia, zakresy czynności, prowadzenie akt osobowych, umów o pracę, ewidencja czasu pracy oraz system oceny pracowniczej.
W ramach wydatków budżetowych kontroli podlegała: analiza ponoszonych wydatków, plan finansowy, ewidencja księgowa, klasyfikacja budżetowa, wynagrodzenia osobowe w tym: zasadnicze, nagrody uznaniowe, jubileuszowe, premie. Kontroli podlegały również zamówienia publiczne do 130.000,00 zł, przychody, koszty, gospodarka samochodem służbowym, wpływy z opłaty targowej.
Po przeprowadzonym audycie w Urzędzie Miejskim wydano 7 zaleceń, w PGKiM – jedno zalecenie, w MOSiR – 2 zalecenia, a w Targowiskach Miejskich – 20 zaleceń.
Radny Piotr Chojnacki przewodniczący komisji poprosił o przekazanie w wersji elektronicznej członkom komisji materiałów posiadanych przez audytora w tym całość audytu z Targowisk Miejskich.
Monika Dębowska – Audytor wewnętrzny Urzędu Miejskiego w Sandomierzu przedstawiła i omówiła na prośbę członków komisji zalecenia dot. przeprowadzonego audytu w Targowiskach Miejskich, m.in.:, jak niżej:
a)Przestrzegać zapisów instrukcji kasowej;
b)Z przeprowadzonych kontroli spisywać protokół i uzupełniać pełną dokumentację;
c)Dokonać przeglądu i dostosować zapisy w regulaminie rezerwacji na targowisku. Według audytora zasadne jest doprecyzowanie zapisów regulaminu rezerwacji obowiązującego na terenie placu targowego dotyczącego terminu na uiszczanie takich rezerwacji jak również jakie konsekwencje grożą w razie nie uiszczenia opłaty na kolejny miesiąc;
W tym miejscu rozgorzała dyskusja w kontekście opłaty rezerwacyjnej, targowej, eksploatacyjnej. Opłata rezerwacyjna trafia do kasy zakładu budżetowego a opłata targowa do kasy gminy. Członkowie komisji dyskutowali o zależnościach między opłatą targową a rezerwacyjną. Wyrażali obawy, co do możliwości powstania nieprawidłowości w zakresie konieczności pobierania opłaty targowej.
Audytor przekazała informacje dot. dochodów z tytułu domiaru. Dodała, że w poniedziałki średnia wysokość dochodów z tego tytułu wynoszą ok. 150,00 zł. Po przeprowadzonych kontrolach dochody te wzrosły kilkukrotnie.
d)Zwiększyć nadzór nad terminowością wnoszonych opłat za rezerwacje stanowisk handlowych;
e)Rozszerzyć i wdrożyć system informatyczny w zakresie kontroli opłat za rezerwację;
f)Zwiększyć nadzór nad terminowością wnoszonych opłat za rezerwację i uściślić regulamin terminów ponoszenia opłat;
g)Każdorazowo dokonywać rzetelnego sprawdzenia dokumentów np. raportów kasowych, dowodów KP, raportów dobowych;
h)Zwiększyć kontrole nad dowodami wpłat wystawionych przez inkasentów;
i)Sprawować większą kontrolę nad przekazywaniem przychodów z opłaty targowej do urzędu;
j)Przekazywać przychody zgodnie z ustalonymi postanowieniami;
k)Dołożyć należytej staranności poboru opłaty targowej przez inkasentów przy tzw. „kontrolach lotnych”;
Radny Andrzej Bolewski powiedział, że audytor powinien podać kwotę ile gmina straciła środków na przedstawionych nieprawidłowościach. Z kolei Burmistrz powinien z tego tytułu wyciągać konsekwencje.
Paweł Niedźwiedź – Burmistrz Miasta Sandomierza powiedział, że gmina zakupiła nowy system wjazdowy na teren targowiska, który jest nieszczelny, wprowadza daleko idącą dowolność i nie posiada oddzielnego systemu wyjazdowego.
l)Wdrożyć elektroniczny system ewidencji pojazdów wyjeżdżających, umożliwiający weryfikację wniesionych opłat;
Radny Piotr Chojnacki przewodniczący komisji podsumował dotychczasową dyskusję. Dodał, że wyniki audytu są niepokojące. W dobie nowoczesnych rozwiązań i technologii tego typu zdarzenia nie powinny mieć miejsca zwłaszcza, że gmina w ostatnich latach zainwestowała potężne środki w unowocześnienie placu targowego. Poprosił o przekazanie treści audytu członkom komisji oraz o sprawdzenie zależności wnoszenia opłaty rezerwacyjnej i opłaty targowej oraz opłaty za tzw. „domiar”. Na koniec zaznaczył, że na kolejne posiedzenie komisji zaproszony zostanie dyrektor i kierownik zakładu budżetowego. O słowo komentarza poprosił obecnego Burmistrza Miasta.
Radny Andrzej Bolewski powiedział, że prywatna osoba, która po przetargu dzierżawiłaby teren i pobierała opłaty zrobiłaby to skuteczniej a określony ryczałt trafiałby do gminy.
Radny Janusz Poński powiedział, że w ubiegłej kadencji zwrócił się z interpelacją dot. kosztów montażu nowoczesnego systemu wjazdowego i wyjazdowego wraz z monitoringiem. Koszt szacowano wówczas na ok. 250.000,00 zł. Dodał, że choć plac targowy przynosi gminie zyski to należy brać pod uwagę również koszty funkcjonowania zakładu.
m)Dokonać przeglądu i aktualizacji kategorii zaszeregowania stanowisk pracy do wynagrodzenia zasadniczego w celu przydziału miesięcznej stawki wynagrodzenia zasadniczego zgodnie z obowiązującym regulaminem wynagradzania;
n)Dodatkowe składniki wynagrodzenia w tym m.in. premie przyznawać pracownikom tylko wówczas gdy tak stanowią postanowienia określone w regulaminie wynagrodzeń;
o) Dokonywać wypłaty nagród jubileuszowych niezwłocznie po nabyciu przez pracowników uprawnień;
p)Zapewnić skuteczne mechanizmy kontrolne dot. wypłaty nagród jubileuszowych;
q)Opracować i wdrożyć zasady użytkowania pojazdów stanowiących własność zakładu budżetowego;
r)Wzmocnić nadzór nad wykonywaniem zadań związanych z gospodarowaniem samochodem służbowym;
s)Zidentyfikować działania związane z kontrolą zarządczą w zakładzie budżetowym;
t)Dokonywać corocznej samooceny kontroli zarządczej przez dyrektora.
Radny Piotr Chojnacki przewodniczący komisji powiedział, że ewentualne pytania członków komisji zostaną przekazane w formie pisemnej Burmistrzowi Miasta.
Na koniec dyskusji pojawił się pomysł utworzenia specjalnej komórki kontrolnej, czuwającej nad działalnością całego zakładu budżetowego.
Radny Tadeusz Prokop powiedział, że biorąc pod uwagę przedstawione zalecenia należy zastanowić się nad zmianą formy zarządzania placem targowym. Dodał, że zwiększona kontrola będzie w tej kwestii niezbędna.
Ad. 4
Omówienie zasad i regulaminu sandomierskiego budżetu obywatelskiego na 2025 rok;
Radny Piotr Chojnacki przewodniczący komisji powiedział, że w ramach budżetu obywatelskiego na 2025 rok wpłynęło 9 wniosków.
Aleksandra Zbyradowska – inspektor Referatu Pozyskiwania Środków Zewnętrznych Urzędu Miejskiego w Sandomierzu powiedziała, że aktualnie wnioski są na etapie weryfikacji, która trwa do 13 grudnia 2024 roku. Ostateczna ich liczba będzie podana do publicznej informacji do 16 grudnia bieżącego roku. Weryfikacja jest zgodna z przyjętym regulaminem, przyjętym w drodze uchwały. Następnie wymieniła wnioski, które wpłynęły w regulaminowym czasie, jak niżej:
a)Budowa wiaty integracyjnej na ul. Mokrej (teren wspólnoty gruntowej);
b)Remont pomieszczeń w filii Biblioteki Publicznej na ul. Armii Krajowej;
c)Remont szatni klubowych SKS Wisła w budynku przy ul. Koseły;
d)Wykonanie muralu na 100-lecie istnienia Klubu SKS Wisła Sandomierz;
e)Remont placu zabaw przy ul. Hutniczej;
f)Budowa fontanny na terenie Parku Osiedlowego przy ul. Baczyńskiego;
g)Remont boiska na Gołębicach;
h)Szkolenia z zakresu udzielania pierwszej pomocy;
i)Remont Skate Parku przy ul. Baczyńskiego.
Radny Piotr Chojnacki przewodniczący komisji powiedział, że istotne jest by wnioski dotyczyły terenów, których właścicielem jest Gmina Sandomierz. Radny przestrzegał, że realizacja inwestycji na innym gruncie może skutkować w przyszłości zmianą przeznaczenia danego terenu przez właściciela.
Ponadto zwrócił uwagę na konieczność sprawdzenia prawidłowej kalkulacji kosztów dokonanych przez wnioskodawców w zakresie złożonych wniosków.
Aleksandra Zbyradowska – inspektor Referatu Pozyskiwania Środków Zewnętrznych Urzędu Miejskiego w Sandomierzu powiedziała, że w konkretnych wnioskach są zgody do dysponowania gruntem. Dodała, że w przypadku przekroczenia dopuszczalnych kosztów realizacji danego pomysłu urząd w porozumieniu z wnioskodawcą może ograniczyć zakres realizacji przedsięwzięcia. Podkreśliła, że wnioskowana inwestycja musi mieć charakter ogólnodostępny dla wszystkich mieszkańców. Głosowanie nad zweryfikowanymi wnioskami odbywać się będzie od 17 grudnia 2024 roku do 10 stycznia 2025 roku.
Ad. 5
Sprawy rożne, wnioski komisji;
Brak uwag i wniosków.
Ad. 6
Zamknięcie obrad.
Radny Piotr Chojnacki przewodniczący komisji stwierdził wyczerpanie porządku obrad i zamknął posiedzenie komisji.
Piotr Chojnacki
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej
Protokół sporządził:
Sebastian Rutyna
inspektor w Wydziale Organizacyjnym
UM Sandomierz