Zaproszenie do złożenia oferty

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY
na zadanie pn. „Modernizacja kompleksu sportowego „Moje Boisko – Orlik 2012”
na ul. Baczyńskiego w Sandomierzu” polegająca na zakupie i wymianie oświetlenia na LED
oraz zakupie i montażu 2 piłkochwytów.
 

1. Dane Zamawiającego:

nazwa: Gmina Sandomierz

adres: 27-600 Sandomierz, Plac Poniatowskiego 3

telefon: (+48 15) 815-41-00

NIP:  864-17-51-939

Godziny urzędowania:

poniedziałek 8:00-16:00

wtorek, środa, czwartek, piątek  7:00-15:00

e-mail: sekretariat@um.sandomierz.pl

2. Tryb udzielania zamówienia:

Zamawiający zamierza udzielić zamówienia w trybie niepodlegającym Ustawie z dnia 11 września
2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm.) zgodnie z §7 Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych o wartości mniejszej niż 130 000,00 zł.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadania inwestycyjnego pod nazwą „Modernizacja kompleksu sportowego „Moje Boisko – Orlik 2012” na ul. Baczyńskiego w Sandomierzu” polegająca na zakupie
i wymianie oświetlenia na LED oraz zakupie i montażu 2 piłkochwytów.

Zadanie realizowane na podstawie umowy nr 2024/0126/1120/SubA/DIS/MKSO/23 o dofinansowanie
ze środków Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej Zadania Inwestycyjnego w ramach programu Modernizacji Kompleksów Sportowych „Moje Boisko – ORLIK 2012”- Edycja 2023.

Zadanie 1: Zakup i wymiana oświetlenia – przedmiot zamówienia obejmuje: demontaż starych opraw, utylizacja, zakup i montaż nowego oświetlenia LED (24 szt) na boisku Orlik przy
ul. Baczyńskiego w Sandomierzu. Oświetlenie LED minimum 200 W, 28000Lm, 120°. Oprawy
o podwyższonej odporności na warunki atmosferyczne, przeznaczone do użytku na obiektach sportowych niezadaszonych, typu np. boisko Orlik. Wymiana instalacji z uwagi na zmianę oświetlenia na LED. Wymiana instalacji elektrycznej polega na dostosowaniu istniejącej instalacji elektrycznej do nowych opraw. Podłączenie bezpośrednio do wnęki znajdującej się w każdym słupie (8 słupów ).Wymiana kabla na odcinku od oprawy do wnęki słupowej.

Zadanie 2: Zakup i wymiana piłkochwytów- przedmiot zamówienia obejmuje demontaż piłkochwytów, zakup i montaż nowych piłkochwytów (2 szt). Piłkochwyty rozmiar: 32 x5,5 m Piłkochwyty umocowane są na 14 słupach (1 szt na 7 słupach).

Nowe siatki powinny:

- mieć wymiary 32 x 5,5 metra,

- być wykonane z polipropylenu lub polietylenu,

- mieć wymiary oczek 10 x10cm, kształt oczek – kwadratowy,

- mieć grubość (średnicę splotki) 4mm,

- kolor zielony,

- być odporne na szkodliwe działanie warunków atmosferycznych (promieniowanie UV, wiatr, deszcz, śnieg, mróz).
Do oferowanej ceny siatek należy doliczyć wszystkie niezbędne akcesoria do ich montażu
na słupach, tj. linki stalowe, śruby rzymskie, karabińczyki stalowe ocynkowane, zaciski
do linki itp., a także ich transport/przesyłkę.

Oferowane elementy przedmiotu zamówienia muszą być fabrycznie nowe i posiadać możliwość użytkowania na terenie Polski. Wszystkie zamontowane materiały muszą posiadać certyfikaty bezpieczeństwa i odpowiednie atesty, które wykonawca zobowiązuje
się przedstawić Zamawiającemu przy realizacji zamówienia.

Siatka jednego piłkochwytu umocowana jest na 7 słupach.

Wykonawca udzieli co najmniej 24-miesięcznej gwarancji na dostarczone i zamontowane siatki piłkochwytów. Gwarancja liczona będzie od dnia podpisania protokołu odbioru wykonanych prac.

4.Kody CPV:
45236119-7 - Naprawa boisk sportowych
45212290-5 - Usługi napraw i konserwacji obiektów sportowych
45453000-7 - Roboty remontowe i renowacyjne
31520000-7 - Lampy i oprawy oświetleniowe
 

5.Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty

Wybór najkorzystniejszej oferty będzie dokonany na podstawie kryterium:   cena - 100% 

Cena zawiera wszystkie koszty związane z dostawą i montażem przedmiotu zamówienia.

Kryteria oceny ofert, sposób dokonywania oceny ich spełnienia:

 1) Poszczególne pozycje złożonej oferty będą ocenianie wg następujących kryteriów:
Cena Ofertowa – waga 100 %, liczona wg wzoru:
                           Cmin

Cof =    ----- -----------------   x 100 pkt

         Cof bad

gdzie:

Cof bad - cena ofertowa brutto badanej oferty;

Cmin - najniższa zaproponowana cena ofertowa brutto badanej oferty spośród ofert niepodlegających  
            odrzuceniu;

Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać oferta wynosi 100 punktów (100%).

2) Kryterium cena będzie oceniane na podstawie ceny brutto podanej w formularzu ofertowym.Oferty podlegają ocenie na podstawie złożonych przez Wykonawców dokumentów. Zamawiający wybierze ofertę odpowiadającą wszystkim postawionym przez niego wymogom i o najniższej cenie.

3) Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów spośród  ofert ważnych, niepodlegających odrzuceniu.

4) Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

5) Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska za przedmiot zamówienia taką samą liczbę punktów, Zamawiający  zaprosi tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych w zakresie ceny na przedmiot zamówienia. Nowe oferty cenowe nie mogą być wyższe niż określone w pierwotnych ofertach. Za najkorzystniejszą  zostanie uznana oferta tego Wykonawcy, którego cena,z uwzględnieniem oferty dodatkowej, będzie najniższa.

6) Zamawiający zastrzega możliwość zakończenia postępowania bez wyboru oferty, jeśli  oferta 
z  najniższą  ceną  przewyższa  kwotę,  którą  Zamawiający  zamierzał  przeznaczyć 
na  sfinansowanie zamówienia.

Wykonawca zaproszony oraz pobierający wersję elektroniczną Zaproszenia z Biuletynu Informacji Publicznej zamawiającego zobowiązany jest do jej monitorowania do dnia składania ofert, gdyż zamieszczane tam są ewentualne wyjaśnienia oraz / lub zmiany treści Zaproszenia. Dokonane w ten sposób wyjaśnienia/zmiany stają się częścią Zaproszenia i będą dla wykonawców wiążące.

6. Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 16.10.2024r.

7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
9. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części zamówienia podwykonawcom.

10. Warunkiem udziału w postępowaniu jest przedłożenie następujących oświadczeń
i dokumentów:

1)  Formularz oferty ( stanowiący załącznik nr 1 do Zaproszenia).

2) Aktualne dokumenty potwierdzające status prawny wykonawcy/*podwykonawcy (*jeśli dotyczy),
np. odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Oferta nie musi zawierać tych dokumentów w przypadku wskazania w ofercie przez wykonawcę, że są one dostępne w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych.

Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć ww. dokumenty.

Zamawiający uzna, iż wykonawca spełnia powyższe wymagania, jeżeli załączy do oferty wymienione dokumenty zgodne z pkt. 10 niniejszego zaproszenia, aktualne na dzień składania ofert. Ocena spełniania zostanie dokonana wg formuły „spełnia bądź nie spełnia”. 

11. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów :

1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną.
2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, oraz informacje przekazane drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu.
3. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

12. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcą:

- w sprawach procedury: Joanna Pawelczyk - Kierownik Referatu Zamówień Publicznych
tel. +48 15 81-54-132, Magdalena Zioło - Inspektor tel. +48 15 81-54-207.

- w sprawach związanych z przedmiotem zamówienia: Anna Nogaj Kierownika Referatu Pozyskiwania Środków Zewnętrznych tel. +48 15 81-54-232; Adriana Wójcik inspektor
 w Referacie  Pozyskiwania Środków Zewnętrznych  tel. +48 15 81-54-141;   Dariusz Ogrodnik - pracownik Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Sandomierzu tel. 889 200 555; Jakub Wrześniak pracownik Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Sandomierzu tel. 790 780 042.

13 . Miejsce i termin złożenia ofert:

1) Miejsce: Biuro Obsługi Interesanta Urzędu Miejskiego w Sandomierzu, Plac Poniatowskiego 3.

2) Termin: Ofertę należy złożyć do dnia: 18.09.2024 r. do godz. 10:00.

Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jej zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą)
i adresem Wykonawcy w lewym górnym rogu koperty, zaadresowane do Zamawiającego na adres: Gmina Sandomierz, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz oraz opisane:

Oferta na zadanie pn. „Modernizacja kompleksu sportowego „Moje Boisko – Orlik 2012”
na ul. Baczyńskiego w Sandomierzu” polegająca na zakupie i wymianie oświetlenia na LED
oraz zakupie i montażu 2 piłkochwytów.
Oznaczenie sprawy: RZP.271.2.6.2024.MZI
Nie otwierać przed dniem    18.09.2024 r. godz. 10:30
 

3) Składana oferta winna być sporządzona na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia. Oferta musi być złożona, pod rygorem nieważności w formie pisemnej, zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia w formie elektronicznej.

4) Ofertę należy napisać w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką.

5) Cena w formularzu oferty powinna być sporządzona zgodnie z pkt.1 formularza. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu jej składania.

6) O wyniku niniejszego postępowania prowadzonego w trybie „porównania cen” Zamawiający poinformuje wykonawców poprzez zamieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce „Zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł”- stosownej informacji.

14. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO dotycząca przetwarzania danych osobowych
       w związku z postępowaniem w trybie zapytania ofertowego:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem  danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) zwanym dalej „RODO” informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Sandomierzu, Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz, który reprezentuje Pan Paweł Niedźwiedź - Burmistrz Miasta Sandomierza.
2. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Urzędzie Miejskim w Sandomierzu jest Pani Magdalena Żukowska. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można się skontaktować poprzez: e-mail - lub pisemnie na adres Administratora danych: Plac Poniatowskiego 3, 27-600 Sandomierz.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z niniejszym postępowaniem prowadzonym
   w trybie Zapytania ofertowego na wykonanie zadania pn. „Modernizacja kompleksu sportowego „Moje Boisko – Orlik 2012” na ul. Baczyńskiego w Sandomierzu” polegająca na zakupie
   i wymianie oświetlenia na LED oraz zakupie i montażu 2 piłkochwytów, znak sprawy: RZP.271.2.6.2024.MZI  tj. w procedurze wyboru wykonawcy (w celu zawarcia umowy) i dalej
   w związku z realizowaną umową - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w zw. z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r.  Kodeks cywilny (Dz. U. tekst jedn. z 2023 r.  poz. 1610, z późn.  zm.)  oraz innymi aktami prawymi.
4. Odbiorcy danych - dane mogą zostać powierzone (tzw. podmiotom przetwarzającym
   na podstawie odpowiednich umów (chodzi głównie o obsługę informatyczną).
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo, jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa - obecnie 5lat liczonych od końca roku kalendarzowego,
   w którym powstał obowiązek podatkowy. Nadto dane będziemy przechowywać przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przez okres wymagany naszymi przepisami archiwalnymi .
6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu udziału
   w postępowaniu - jest ono warunkiem zawarcia i realizacji umowy.Nie podanie danych uniemożliwi wzięcie udziału w postępowaniu i zawarcie umowy.
7. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8. Posiada Pan/Pani prawo:

• na podstawie art. 15 RODO dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo
  do uzyskania kopii tych danych;
• na podstawie art. 16 RODO prawo żądania sprostowania/uzupełnienia danych osobowych;
• do usunięcia danych - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
• ograniczenia przetwarzania - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
• do przenoszenia danych osobowych - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Informacje dodatkowe z art. 14 RODO

obowiązek informacyjny względem osób fizycznych, których dane są przekazane zamawiającemu i których dane wykonawca pozyskał pośrednio w celu ubiegania się o udzielenie  zamówienia publicznego
w niniejszym postępowaniu:
Źródło pozyskania danych oraz kategorie tych danych:

W związku z realizacją zamówienia publicznego będącego przedmiotem niniejszego postępowania, możemy przetwarzać Pani/Pana dane, które nie uzyskaliśmy bezpośrednio od  Państwa.  Wyjaśniamy,
iż dane te zostały pozyskane od drugiej strony umowy (czyli podmiotu, z którym Pani/Pan współpracuje), która to wskazała Panią/Pana (np. w umowie o realizację zamówienia publicznego) jako osobę uprawnioną do reprezentacji, kontaktu, czy też realizacji zamówienia.

Administrator danych może przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych: dane zwykłe - takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz  inne podstawowe dane podane tylko
w niezbędnym zakresie do zawarcia/realizacji umowy.

15. Załączniki do zaproszenia ofertowego:

1. Formularz oferty – Zał. nr 1 do Zaproszenia.
2. Projekt umowy – Zał. nr 2 do Zaproszenia.

ZIPZaproszenie BIP Załączniki do Zaproszenia -wers. dostępność.zip (123,95KB)
DOCXZał. nr 1 do Zaproszenia - Formularz oferty.docx (28,62KB)
PDFZał. nr 2 do Zaproszenia - Projekt umowy skan.pdf (3,54MB)
PDFZaproszenie - BIP skan.pdf (4,18MB)